三、案例分析题1.
请找出下面秘书行为及工作环境中的至少15项正确或错误点。 早上秘书卫红身着职业装走进公司办公大楼,发现楼道内光线昏暗,马上向值班人员了解情况,得知照明灯坏了。
卫红随即给后勤部拨打电话:“请你们尽快派维修人员检修办公大楼的照明灯,谢谢。”并认真填写了《隐患记录及处理表》,表的格式正确,内容完整。
办公室工作人员小李进来:“卫秘书,研发部张主任请你把有关2号新产品的技术资料发到他的邮箱里。另外我昨天去总公司开会的交通费要报销。”
卫红递给小李《零用现金凭单》让其填写,凭单格式正确,内容符合要求。然后打开计算机迅速查到要找的资料,却不熟悉发邮件的程序,只得让小李帮助发送。
卫红认真核对零用现金凭单和发票,并指导小李将发票贴在凭单后面。
小李:“今天主任不在,你先给报销了吧,明天再补签就是了。”
卫红不假思索地说:“也好”,拉开抽屉取出现金付给小李。随手将凭单放在桌上的文件堆里。
电话铃响四声后卫红接起:“你好,金泰公司。”
王总经理的声音:“你把最近收集到的客户对我公司产品的反馈信息送过来。”
卫红手忙脚乱地抱着一堆资料来到王总经理办公室:“王总,资料都在这里。”
王总经理:“这么一大堆,你让我怎么看呀,你把它整理后再拿给我。”
卫红:“好吧,我这就去整理。”
卫红正在整理客户的有关资料,传来敲门声,“请进”,并立即起身迎接。
太康公司秘书小李进来:“你好。”
卫红忙着为小李倒水招待,“对不起,你稍坐一会儿,我去技术部取一份资料,马上回来。”
小李看到桌上一堆资料,随手拿起一份翻看。
1.着装规范。(√)
2.发现问题能够及时了解情况。(√)
3.能够及时报告维修部门排除隐患。(√)
4.及时填写《隐患记录及处理表》。 (√)
5.《隐患记录及处理表》格式正确,内容完整。(√)
6.《零用现金凭单》设计正确。(√)
7.会用计算机查找文件资料。(√)
8.不熟悉发电子邮件的程序。(×)
9.认真核对报销手续并指导下属。(√)
10.没有领导签字就予以报销。(×)
11.现金没有放在带锁的抽屉里。(×)
12.没有及时在零用现金账簿上做记录。(×)
13.接电话及时。(√)
14.接电话问候语正确。(√)
15.没有对收集到的信息资料进行整理。(×)
16.起身迎接客人符合接待要求。(√)
17.招待客人有礼貌。(√)
18.将客户信息的有关资料随手放在桌上,没有保密意识。(×)
2.
请找出下面秘书行为及工作环境中的至少15项正确或错误点。 秘书卫红身着职业装来到总经理办公室,敲门后进入:“王总,考虑到您第二季度活动较多,我为您制定了一份活动时间表。”表格格式正确,内容完整。
王总经理:“谢谢,我正需要呢。我刚刚接到电话,明天上午去市里开会,你安排张副经理接待来访的利康公司李经理吧。”
卫红:“我马上去安排。”回到办公室在工作日志上作更改。办公桌上文件码放整齐,办公桌前电话线、电脑线交叉拖曳。
工作人员小李进来:“卫秘书,我明天去人事局外调,需要开封介绍信。”
卫红边拿介绍信、公章边说:“我正要去向张副经理汇报工作,你自己开吧,开好后把介绍信、公章放在桌子上就行了。”随即离开办公室。
卫红在张副经理办公室:“这是明天接待利康公司李经理的接待计划。”
张副经理:“接待规格变了,你要向对方做好解释工作。”
卫红:“哎呀,我忘记通知对方了。”
张副经理继续看着接待计划,略显生气地说:“怎么能让客人参观2号新产品实验室呢?这可是我们的保密项目呀。”
卫红:“我去重新安排参观路线。”
第二天卫红提前来到接待室,整理环境,开窗通风。
利康公司李经理一行人来到公司大门口,没有人员迎接便自行来到接待室。
卫红和张副经理马上迎上去,卫红抢先与来访客人握手,并主动用正确的手势引导客人进入接待室。
卫红让李经理一行人坐在离门口较近的沙发上,让张副经理坐在离门口较远的沙发上。
突然卫红的手机响了,她向客人很抱歉地说:“对不起,我接个电话。”转身离开到外面接听电话。
1.着装规范。(√)
2.进入领导办公室敲门。(√)
3.主动为领导制定活动计划表。(√)
4.活动计划表格式正确。(√)
5.能够及时更改工作日志。(√)
6.办公桌上摆放整齐。(√)
7.办公桌前电线拖曳。(×)
8.不应让工作人员自己开具介绍信。(×)
9.印章、空白介绍信不应放在桌上,没有保密意识。(×)
10.没有及时通知对方改变接待规格。(×)
11.不应安排来访者参观企业的保密项目。(×)
12.能够提前整理接待室。(√)
13.没有到大门口迎接客人。(×)
14.不应抢在领导前面与客人握手。(×)
15.引导客人手势正确,合乎礼仪要求。(√)
16.安排主、客座位不正确。 (×)
17.接听电话前能够主动向客人道歉。(√)
18.出去接听电话处理方式正确。(√)