一、单项选择题在每小题列出的四个备选项中只有一个是符合题目要求的。 二、多项选择题在每小题列出的五个备选项中至少有两个是符合题目要求的。 四、论述题1. 试述秘书参谋作用的性质。
秘书的参谋作用具有从属性、中介性、集体性、综合性。
(1)从属性表现在:秘书的参谋活动从属于具体的领导人,从属于领导者的工作思路,从属于领导者的职能范围,从属于领导工作的整体目标与功利。
(2)中介性表现在:秘书人员一般不是专家型人才,他们要靠综合各种有关信息或联系有关专家或依靠有关部门,才能更好地发挥他们的参谋作用。
(3)集体性表现在:秘书参谋行为的进行过程,往往是一种系统工程,每个人都尽职尽责,就整体发挥了参谋作用。
(4)综合性表现在:秘书主要依靠信息的综合加工,发挥参谋作用。
2. 试述各机关、企事业单位的秘书部门所从事的整理(立卷)归档工作。
各机关、企事业单位的秘书部门所从事的与档案工作有关的任务,主要是整理(立卷)归档工作。
(1)整理(立卷)。
①立卷的概念。立卷是整理与保存文件的方法,即对办理完毕的文书,经过整理,按照一定的原则组合成一个作为保管单位的案卷,进而归档,以利于保管、检索和利用。立卷进而归档,是文书处理程序的最后环节,是机关文书工作与档案工作的交接点。
②立卷范围。凡本机关、单位在工作活动中形成和使用的,办理完毕的具有查考价值的文件、电报、会议文件、电话记录、出版物,以及图表、簿册、照片、录音录像带、影片、磁盘、光盘等,都在立卷之列。
③立卷方法。应根据文件特征立卷。文件特征包括作者特征(如国务院文件、教育系统文件等)、问题特征(如防治禽流感问题、农村发展沼气应用技术问题)、名称特征(如指示、通知、函等不同文种名称)、时间特征(如某一时间的计划、总结、统计报表等)、地区特征(如按某一市或县、乡立卷)、通讯者特征(如县人民政府与县民政局的往来文件,市某中学与教育局的往来请示、批复等)。
(2)归档。
平时收集办毕文件。要初步分类;年终调整定卷(立卷)。
案卷题名,包括主要制发机关、案卷内容、归档编号、封面的档案号等。
秘书部门将整理合格的案卷,定期移交给档案部门集中保管,叫做归档。归档是国家档案局规定的制度,承办部门与个人不得保存档案。
五、综合应用题1. 某生物工程公司开发了一种新药,科技含量高,疗效好,前途广,但缺乏资金投产,急需寻找合资伙伴。这时国内某大医药公司获此信息,很感兴趣,有意投资合作。于是发函告知:准备近期组织有关负责人和专家前来考察,商谈合作事宜。
回答:
(1)你作为该生物工程公司的高级秘书,需要协助领导做哪些方面的接待工作?
(2)根据秘书会见会谈工作内容,阐述你如何做好这次会谈事务工作。
(1)作为秘书,这个接待工作主要是配合领导做好考察团的迎来送往、考察调研、会见会谈工作。
(2)会谈工作要做好以下几个方面的事务工作:
①提出会谈参加人员,报请领导核准。
②安排时间地点。地点一般选在宾馆,以示尊重。
③提前安排会见会谈座位,并报领导审核。
④为领导准备好会谈相关资料。
⑤领导人个别深谈时,根据需要,留下记录者,或完全退场,以利双方领导深入商谈沟通。
⑥整理、准备好会议纪要,或签约文件,供双方即时核定、签名、盖章。