论文的第二部分是体现你的大型项目管理理论和实践思想的精华所在。本部分主要考查对于大型项目的特征、计划过程、执行过程和监控过程的基本认识和理解,在叙述时应注重理论与自身实践经历的结合。论述要点如下。
(1)通常把具有周期长、规模大、具有战略意义或者涉及面广等特征的项目称为大型项目。当一个大型及复杂项目在项目过程确定之后,就需要制订项目计划。一个项目的计划是最终表述如何实现项目目标的具体过程。一般项目的计划主要关注的是项目活动的计划。但是对于大型及复杂项目来说,制订活动计划之前,必须考虑项目的过程计划,也就是必须确定用什么方法和过程来完成项目。
(2)大型项目必须建立以过程为基础的管理体系,一般应先建立以下3个过程。①计划过程:建立项目组织所需要的各个过程文件,支撑过程实施的操作指南、文档模板和检查表。②执行过程:按照预定义的过程实施项目。③监督过程:由独立的组织检查项目组织实施预定义过程的符合度。
每个企业一般都存在自己的通用过程,但是项目的特征又使得每个项目都有其各自不同的要求。因此,为一个项目单独建立一套合适的过程是有益的,但这将增加项目成本,需要平衡成本与效益之间的关系。
(3)单位高层用的是里程碑计划、大型项目管理层用的是阶段计划、各子系统项目团队使用的是详细进度计划。大型及复杂项目制订项目计划的主要工具和方法的特征如表1-9所示。
表1-9 大型及复杂项目制订项目计划的主要工具和方法
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项目计划 |
主要工具和方法 |
特征 |
范围 |
工作分解结构 |
通常可以按照项目组织结构、产品结构、生命周期3个层次制订WBS |
进度 |
甘特图 |
制订项目的进度计划,对于大型及复杂项目而言,里程碑的设置至关重要 |
关键路径 |
确定项目的最短历时,以及有效地对项目进度进行控制 |
PERT估计 |
评价项目进度目标的实施风险 |
成本 |
资源计划 |
对项目活动所需要的资源进行分配 |
质量 |
质量计划 |
制订项目的产品标准和过程标准 |
(4)在大型项目的实施与控制过程中,最关键的环节是获取项目实施绩效,然后与项目基准计划进行比较。大型及复杂项目主要是依托项目群的组织,项目实施绩效是通过组织结构层层传递的,这就可能导致信息的传递失真。通常,IT项目的进度和成本实际绩效信息比较明确,传递过程中这些信息失真的概率较小,但是在范围和质量上,则存在很大信息失真的概率。
(5)在大型项目管理中,项目监控过程的3个重要因素是外部变更请求、变更控制、项目绩效跟踪。
(6)首先把大型项目分解为多个子项目,每个子项目的监控由其子项目经理负责。由于各子项目是从大项目中分解出来的,因此要明确各子项目之间的相互依赖、配合和约束关系。各子项目也都是项目,要有确定的范围、质量、进度、成本,以及相应的绩效测量基准。
(7)负责大型项目管理的项目管理师从整体上监控各子项目的状况,尤其是关键子项目的进展状况,把握大型项目的整体进展,解决子项目之间的资源等冲突,利用运筹学原理解决子项目之间的进度冲突。
(8)在大型项目中,由于涉及多方的共同协调,因此必须对变更统一地控制,否则会直接导致项目执行中的大量混乱,即外部变更和内部偏差所引起的变更必须遵循变更控制流程来作用于项目。在大型及复杂项目中,变更控制委员会(CCB)往往是项目的最高控制机构之一。CCB是配置项变更的监管组织,其任务是对建议的配置项变更作出评价、审批和监督已批准变更的实施。有时,CCB不仅是控制变更,还负有更多的配置管理任务,可能包括基线的审定、标识的审定和产品的审定,并且可能根据工作的实际需要分为项目层、系统层和组织层来组建,使其完成不同层面的配置管理任务。