归档文件整理是指将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒使之有序化的过程。它的适应范围是各级机关、团体和其他社会组织。

机关应对归档的文件按照《规则》提出的“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”的原则，进行整理，这对于机关公文处理工作和档案工作都具有重要意义，主要有以下几个方面：
   (1)归档文件整理能够保持文件之间的有机联系，便于文件的查找利用。
   (2)归档文件整理可以维护文件的完整与完全，也便于文件的保管。
   (3)归档文件整理为档案工作奠定了基础。

文书部门整理(立卷)制度的优越性主要表现在以下方面：
   (1)由文书部门整理(立卷)，可以充分发挥文书部门熟悉本职业务和了解文书处理过程的长处，便于提高归档文件整理的质量和整理(立卷)工作的效率。
   (2)由文书部门整理(立卷)，可以有效地避免和防止文件的散失，有利于归档文件的齐全完整，以及保守党和国家的秘密。
   (3)由文书部门整理(立卷)，文书部门就可以暂时保存当年的文件材料。有关承办人员平时查阅文件就比较方便，也便于平时文件的收集与整理。
   (4)由文书部门整理(立卷)，按年度集中归档，并且确保文件归档的质量，可以促进机关档案工作，提高机关档案管理水平，更好地为机关工作服务。

选择公文立卷地点应考虑的相关因素是：(1)被确定为整理(立卷)环节的文书部分要直接经手文件的处理。(2)对整理(立卷)环节所经手处理文件的数量有一定的要求。(3)确定整理(立卷)环节时，还要考虑机关办公地点的分布情况。(4)还要考虑文书工作人员的数量和配备情况以及他们对业务的熟悉程度等因素。

对一些比较小的机关或基层单位来说，由于它们内部的组织机构比较简单，工作人员也不多，而且办公地点也比较集中，每年形成的文件数量也不多。在这种情况下，可以考虑采用集中式，即由机关的办公室或者秘书室来负责集中进行整理(立卷)的工作。

(1)重份文件；
   (2)未成文的草稿和一般性文件的历次修改稿；
   (3)一些事务性的、临时性的没有查考利用价值的文件材料；
   (4)与本机关、本部门主管业务无关的文件及非隶属机关送来的参考性文件；
   (5)无特殊保存价值的信封；
   (6)本机关负责人兼任外机关职务形成的文件材料。

归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
   这一含义可从以下方面来理解：
   (1)指出了归档文件的来源和范围。
   (2)应于归档的文件必须是办理完毕的文件，正在办理的文件还不能归档。
   (3)应于归档的文件，必须是能作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

(1)必定是有保存价值或者说是有查考利用价值的文件；(2)只适用于文书档案；(3)只适用于各种纸质文件材料，非纸质载体材料的文件(如电子文件等)无法按《规则》规定的要求和方法进行整理。

(1)遵循文件形成的规律，保持文件之间的有机联系。
   (2)区分文件的不同保存价值。
   (3)便于保管和利用。

“件”，是指归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正文与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文可为一件。

(1)更新观念，增强改革意识。
   (2)提高人员素质。
   (3)加强硬件建设，即加大对现代化基础设施的投入。
   (4)注意新旧整理方法的衔接。

归档文件的分类，是指全宗内归档文件的实体分类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有体系的过程。
   归档文件可以采用年度——机构(问题)——保管期限或保管期限——年度——机构(问题)等方法进行分类。
   (1)年度分类法就是根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类。它是目前运用得最广泛的一种分类方法。
   (2)保管期限分类法就是根据对归档文件规定的不同保管期限进行分类，即将同一年度的归档文件按永久(50年以上)、长期(15～50年)、短期(15年以下)三种保管期限分类。
   (3)机构(问题)分类法是指将文件按其形成或承办机构(问题)进行分类。它又可分为机构分类法和问题分类法两种。

将主要职能或重要活动形成的文件材料排在前面，其他工作形成的文件材料排在后面，或将综合性工作的文件排在前面，具体业务工作的文件排在后面。会议文件可将会议通知、开幕词、闭幕词、工作报告、代表提案、大会决定等重要文件排在前面，其他文件排在后面。综合性文件可将计划、总结、规章、领导讲话等排在前面，其他材料排在后面。

加盖归档章的具体要求是：
   (1)归档章应加盖在归档文件首页上端的空白位置，加盖归档章时不应压盖文件字迹，不应与批示文字或收文章等重叠。
   (2)填写归档章项目应使用碳素墨水等符合档案保护要求的字迹材料，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料进行填写。有条件的单位，还可将本单位的全宗号、保管期限刻在归档章上。

归档文件装盒时，应按照分类方法，将不同类别的归档文件按件号顺序分别装入档案盒中，其具体要求是：不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒；不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒；不同机构(问题)形成的归档文件不应放入同一档案盒。装盒时应视文件的多少选择档案盒的厚度。

归档制度的内容包括归档范围、归档时间和归档要求等项。
   (1)归档范围，凡机关工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，经文书部门或业务部门整理、立卷后，应定期向档案部门归档。
   (2)归档时限，机关文书部门或业务部门一般应在第二年上半年向档案部门移交档案。对一些专门性的文件或驻地分散的个别业务单位的文件，为了便于日常查用，也可根据实际情况商定适当的归档时间。
   (3)归档要求，归档的文件在质量上应符合以下要求：
   ①应归档的文件材料齐全完整。
   ②文件和电报按其内容的联系，合并整理、立卷。
   ③归档的文件材料，应保持它们之间的历史联系，区分保存价值，便于保管和利用。

(1)应归档的文件材料齐全、完整；(2)文件和电报按其内容的联系，合并整理、立卷；(3)归档的文件材料，应保持它们之间的历史联系，区分保存价值，便于保管和利用。

应该整理归档的文件材料的范围，一般说来可以归纳为以下方面：
   (1)上级机关的文件材料：
   ①上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料；
   ②上级机关发来的与本机关主管业务有关并要执行的文件材料，如决议、决定、指示、命令、重要通知、通报、条例、规定等；
   ③上级机关领导视察、检查本地区、本机关工作时的重要指示、题词、照片以及有保存价值的声像材料等；
   ④上级机关转发本机关的文件以及本机关代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印制本；
   (2)本机关的文件材料：
   ①本机关召开重要会议(包括代表会议、工作会议、专业会议)的文件材料，如参加会议的名单、会议通知、报告、决议、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录、会议纪要、录音带、照片等；
   ②本机关对外发出的各种正式文件的签发稿、印制稿及重要文件的修改稿；
   ③本机关重要的往来公文，如请示与批复，来函与复函等；
   ④本机关及其内部职能部门活动形成的重要文件材料，如工作计划、总结、报告、财务报表、会计凭证、审计报告以及本机关汇总的统计报表、统计分析资料(包括计算机盘片)等；
   ⑤本机关处理群众来信来访的原件，记录及处理结果等；
   ⑥本机关及下属机关成立、合并、撤销、更改名称、启用印信等文件材料以及本机关历史沿革、大事记和反映本机关重要活动的剪报、照片、录音带、录像带等；
   ⑦本机关干部任免、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、职工奖惩、纪律检查、治安保卫以及职工劳动工资、福利等方面的文件材料；
   ⑧本机关财产、物资、档案等的交接凭证以及与有关机关签订的合同、协议书等文件材料；
   ⑨本机关党、团、工会和内部组织机构在工作活动中形成的文件材料；
   ⑩本机关外事活动和外事往来方面的文件材料。
   (3)同级机关和非隶属机关的文件材料：
   ①同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需要执行的规范性文件，如条例，规定、通知等；
   ②有关业务机关对本机关工作检查形成的文件。
   (4)下级机关的文件材料：
   ①下级机关报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表、财务预算等文件材料；
   ②下级机关报送的法规性备案文件以及重要的科技文件材料等。
   此外，机关工作活动中形成的电报，应根据其保存价值与文件统一立卷，实行“文电合一”制度。

以“件”为单位进行文件整理，是文书工作和档案工作的一项重大改革，是对传统文件整理(立卷)工作的否定。比之于传统的立卷方法，新的立卷方法不需要考虑文件材料的“六个特征”，不必进行组卷、拟写案卷标题，编制案卷目录及案卷装订等项工作，也无须顾及案卷的厚薄，节省了诸如对归档文件的具体内容进行综合、分析的技术劳动，适应了计算机管理的需要。由于“案卷”概念的消失，简化了归档文件整理工作的程序，大大提高了工作效率，符合经济、高效的原则。

(1)遵循文件形成的规律，保持文件之间的有机联系。
   文件在形成过程中总有其自身的规律，每一个机关，在工作活动中形成的文件材料，记述和反映了这个机关的全部活动和全部历史。同时任何一个机关的工作活动都不可能是孤立地进行的，必须同自己的领导机关、下级机关以及其他有关机关发生上下左右、四面八方、多种多样、错综复杂的联系。在一个机关内部的各个部门之间，各项工作之间，以及每项工作各个发展阶段之间，也都有着密切的联系。机关工作活动的客观规律，决定了文件材料的形成规律，文件材料是反映机关工作活动的历史记录。机关工作活动的相互联系，也赋予了这些文件材料之间的密切联系。这种联系是客观地、历史地、自然地形成的，是必然的历史联系。
   (2)区分文件的不同保存价值。
   文件的保存价值是由文件本身固有的内在的各种因素决定的，文件内容的重要程度不同，所起的作用不同，保存价值也就不同。一般说来，凡是反映社会历史发展和记录机关主要职能活动、反映机关基本历史面貌的重要文件，例如，本机关发出的指导性文件，会议通过的决议性文件，重要的请示或报告文件，上级机关颁发的属于本机关主管业务并需要贯彻执行的重要文件，下级机关报送的有关方针政策性和重要问题的请示、报告等，所起的作用和保存价值就必然要大一些；而机关工作活动中所形成的一般性文件，如通知、便函、机关之间一般往来公文等，所起的作用和保存价值相对而言要小一些，有的根本就没有保存的价值。
   (3)便于保管和利用。
   便于保管和利用，是归档文件整理的根本目的，也是衡量归档文件整理质量的重要标准。归档的文件是否便于保管和利用，不仅关系到机关各项工作的开展，而且关系到机关档案室、各级档案馆工作有无可靠的基础和保证。

(1)取消案卷，实现文件级管理，免除了繁琐、复杂的组卷过程。
   (2)界定“件”的概念，从检索的实际需要及减轻工作量出发，规定“正本与定稿为一件，来文与复文可为一件”。
   (3)分类方法固定为年度、保管期限、机构(问题)，并允许各单位视具体情况组合及简化分类层次。
   (4)装订以“件”为单位进行，对装订材料不作统一规定，只要符合档案保护要求即可。
   (5)文件排列方法强调按事由(即问题)排列，时间、重要程度作为参考因素，可根据实际情况选用。
   (6)归档章的位置不限于首页右角上，首页上端任何空白处均可；同时对归档章的项目加以调整，只保留检索必备项目。
   (7)取消案卷、卷内文件两级目录，只编以“件”为单位的归档文件目录。
   (8)无需编页号，目录改设“页数”项。
   (9)归档文件直接装盒保管。
   (10)无需撰写案卷题名和填写案卷封面，只需填写盒脊。
   (11)档案盒的项目设置有了较大变化。封面只设“全宗名称”项，取消了“类目名称、案卷题名、起止时间、保管期限、件页数量、全宗号、目录号、案卷号、归档号”等项目；盒脊取消了“目录号、案卷号”项，保留“全宗号、年度”项目，增设“保管期限、机构(问题)、起止件号、盒号”。

规定文件材料整理好以后的归档时限在第二年的上半年，主要是考虑公文处理部门在当年形成和办理的文件，有些要在下年年初才能结束，有的文件还要使用一段时间。因此，在公文处理部门保存一段时间是必要的。另外，公文立卷人员对文件材料的收集、整理、编目等工作也要一定的时间。规定在第二年上半年移交上一年度的归档文件，也有利于立卷人员集中精力做好下一年归档文件的整理工作。

(1)决议；
   (2)决定；
   (3)指示；
   (4)意见；
   (5)通知；
   (6)通报；
   (7)公报；
   (8)报告；
   (9)请示；
   (10)批复；
   (11)条例；
   (12)规定；
   (13)函；
   (14)会议纪要。

×××归档文件目录
件号	责任者	文号	题名	日期	页数	备注

   ①件号：填写室编件号。
   ②责任者：文件的发文机关或署名者。
   ③文号：文件制发机关的发文字号。
   ④题名：文件的标题。
   ⑤日期：文件的形成时间。
   ⑥页数：以件为单位填写总页数。
   ⑦备注：用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括缺损、修改、补充、移出、销毁等等。