一、案例分析1. 请阅读下面录像题的情景叙述,找出情景叙述中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方(应至少找出10处正误点)。
宏远公司总经理助理高叶,身着白衬衫,衬衫下摆未塞入西裤内;领带紧贴领口,下端离皮带扣约有二寸距离。办公桌上,文件夹、报纸等物品摆放零乱。总经理推门进来。
总经理:“小高,忙着呢?”高叶起身:“总经理,有事吗?”
总经理:“咱们征地的报告区里给批了吗?”
高叶:“还没有。”
总经理:“你给催催。”
高叶:“我昨天打了三次电话,没人接。我已经在答录机上做了留言。今天上午还没有回音,我再打电话。”
总经理:“那你抓紧,我走了。”说完转身离去。
高叶:“经理慢走。”
电话铃响,高叶在铃声响了两声后接起:“你好,宏远公司高叶。”
对方:“我是区土地管理局的小王。”
高叶:“小王,您好,我正有事找您呢!”
小王:“你在答录机上的留言我们知道了,现在还缺你们公司办公地点的房屋租赁证明,请尽快传真过来,我抓紧办。”
高叶:“好的。我这就传真过去,你的传真号码多少?”他随手拿起一张报纸,边听边在报沿的空白处记录。
小王:“8867。”
高叶:“8867。”
小王:“4933。”
高叶:“4933。那麻烦您抓紧办。谢谢您了,再见!”
小王:“再见!”
高叶挂了电话,开始翻阅办公桌上一个个没有贴标签的文件夹(盒),并自言自语:“证件文件夹……税务文件夹……终于找到了,我这就发传真……”接下来他在桌上找刚才记的传真号:“传真号……传真号写在哪了呢……”终于找到了。他撕下报纸边沿上的传真号,正欲出门,行政部秘书小沈走了进来。
小沈:“高叶,新产品发布会的筹备计划做出来了。您给看一下。”
高叶:“好的。”他接过小沈递来的材料,翻开看了看说:“小沈,工作计划一定要明确承办人和负责人,这样才好监督检查。否则,怎么安排阶段检查呀?你再加上负责人一列。”
小沈:“好,我给补上。”
高叶:“新产品宣传册已经定稿,一定要及早送印刷厂,不能等领导发言稿定稿后再一起送。”
小沈:“可是如果分两次送的话不是多一道手续吗?”
高叶:“新产品宣传册页数多,要彩色印刷,又要塑封,你要估算一下印刷时间,保证按期完成任务。”
小沈:“这点我没有考虑到。”
高叶:“做工作应该分轻重缓急,不然就很难完成任务。”小沈:“好的,我一定多向老员工学习。对了,您再看看这个,这是今天早上三车间出的事故,两个工人被烫伤。这是我填写的,您看对吗?”
高叶:“你知道该填什么表吗?”
小沈:“知道,填写《事故情况记录表》。”
高叶:“不对。《事故情况记录表》是车间安全员填的。你应该填《工伤情况报告表》。”
小沈:“哦,我填错了。我回去再填写一份。安全员那里我会通知到。”
高叶:“还有,时间一定要填写清楚是几点几分,不能笼统。”
小沈:“好的,我记住了。”
高叶在办公桌上拿了一张《工伤情况报告表》递给小沈。
小沈:“好,谢谢您。”
(1)办公室缺绿色植物。(×)
(2)着装不规范。(×)
(3)办公桌上物品摆放零乱。(×)
(4)能利用答录机留言及时传递信息。(√)
(5)能在电话铃响多个声内接起,并规范用语。(√)
(6)没有事先准备好电话记录本,将传真号码随便记录在报纸上。(×)
(7)能将对方传递过来的重要信息(传真号码)复述一遍,以防误}己。(√)
(8)文件夹(盒)没贴标签,文件用后也没有分类放置,查找中耽误了大量时间。(×)
(9)重要义件没有锁进文件柜而随便放在桌面上的文件夹中。(×)
(10)告诉小沈新产品发布会的筹办计划要明确承办人和负责人。(√)
(11)在有两个工人烫伤的情况下,告诉小沈《事故情况记录表》应由车间安全员填写,秘书则应填写《工伤情况报告表》。(√)
(12)《工伤情况报告表》本应填写两份,而只给了小沈一份。(×)
(13)告诉小沈新产品宣传册要先一步印刷,未定稿的领导讲话稿后一步印刷,体现了时间管理上的轻重缓急原则。(√)
(14)能耐心指导下属工作,做好对上对下的信息沟通。(√)
(15)房屋租赁证明没有及时传真给有关部门,以致延误了重要而又紧急的事务。(×)
2. 请阅读下面录像题的情景叙述,找出情景叙述中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方(应至少找出15处正误点)。
(宏远公司经理助理高叶办公室)
早上八点,高叶穿着运动服抱着篮球匆忙走进办公室。办公桌上堆放着文件夹、食品袋、包装盒,地面上有散落的支票。此时,电话铃响。
高叶:“喂,你好,我是高叶。”
对方:“高叶,台湾星辉公司代表团的接待准备工作做得怎么样了?”
高叶:“啊,王总,我马上过来。”
对方:“你赶紧过来吧。”
高叶:“好的。”挂上电话。
宏远公司王总办公室。王总正在看文件,高叶敲门。
“请进。”王总发话后,高叶进了办公室。
王总:“台湾星辉公司代表团的接待准备工作做得怎么样了?”
高叶:“王总,这是接待的计划,请您过目。”
王总:“接待规格、接待准备人员、接待经费,还行。另外,住宿和旅游观光是怎么安排的?”
高叶:“已经安排好了。”
王总:“具体活动时间有没有和对方确认?”
高叶:“是这样的,住宿的酒店已经定好,过一会儿再和他们确认一下。另外,一些商务活动是由我们来定的,旅游观光活动计划确定后,还没有和对方联系。要不,等他们到了再说?”
王总:“接待日程定了之后,一定要和对方先通通气,请对方确认一下,否则人家会觉得我们不够礼貌。”
高叶认真听着,并做着笔记。
王总:“你抓紧时间把这几项工作办好吧,他们后天到,观光的事情一定要准备好。”
高叶:“王总,送给客人的纪念品还没定,您有什么建议?”
王总:“礼物最好能体现地方特色。”
高叶:“那就买些北京2008年奥运会纪念品吧?”
王总:“行。那好,这件事你来负责,把这个事情办好。”
高叶:“我马上去拿支票借单请您签字。”
王总:“快点吧,我马上要出去开会,你抓紧时间。”
高叶:“好的。”
随后打开门走出办公室(没有再把门关上)。
高叶办公室。高叶已经换上了西装,坐在办公桌前。
高叶:“钟秘书,紫霞饭店前台的电话你那儿有吗?”
钟秘书:“我找找。噢,在这……”
高叶:“等会,等会,我拿支笔。”
钟秘书:“66168000。”
高叶:“66168000是吧,谢谢。”
高叶拿起电话,拨号。
高叶:“喂。”
对方:“您好,紫霞饭店前台。”
高叶:“您好,我是宏远公司高叶。我前几天预订了几间客房,现在想和你们再确认一下。”
对方:“请稍等。您预订的是一个套房,两个单间,四个标准间,后天入住。我们已经安排好了,你们还有什么要求吗?”
高叶:“没有了,非常感谢。后天一早我们接待人员提前到你们饭店大堂与您联系。还有,因为是台湾客人,请注意安全保卫工作。就这些,再见。”
对方:“好的,再见。”高叶放下电话:“钟秘书,王总让我负责买给台湾客人的礼物,我实在忙不过来,要不,辛苦你跑一趟吧?”
钟秘书:“好的。”
高叶:“就是昨天咱们在华联大厦看到的2008年奥运会纪念品,王总批了2000块钱,你去财务部领一下。”
钟秘书:“好的。高助理,昨天咱们看了那么多样,到底买哪种?”
高叶:“你就看着办吧,差不多就行。”
钟秘书:“那可不行,我可不敢随便做主。上次买东西,买回来了,结果王总说颜色不好,让我又跑了一趟。”
高叶:“真的是啊,昨天应该要本宣传册给王总看就好了。就这样吧,你还是先去买。”
钟秘书:“那也行。”
高叶:“给星辉公司李总的要档次高一些,就买那款400多块钱的礼盒纪念品,要选黄色,显得大气。其他8件买168元那款,选红色或者宝石蓝色的。”
钟秘书:“那我就照你说的买了。”
高叶:“就这样吧。”
钟秘书离开,小杨进来。
小杨:“高叶。”
“小杨,有什么事吗?”高叶起身问。
小杨:“我负责台湾客人去亦庄经济开发区的参观接待工作,你要不要先与亦庄经济开发区管委会打个招呼?”
高叶:“我正忙着联系星辉公司呢,我这儿介绍信也没有了,要不我给你写一个,盖上章,你自己直接去吧。”
小杨:“行。”
高叶拿出笔和纸,写了介绍信(介绍信没有正文),在落款处盖上章。
小杨拿着介绍信离开。电话铃又响了。
高叶:“你好,宏远公司。”对方:“你好,我是星辉公司的初秘书,请问高助理在吗?”
高叶:“你好,我是高叶,我正要和你联系,商量你们公司代表团来京的旅游观光活动。昨天我发给你的计划和路线,李总觉得怎么样?”
初秘书:“李总觉得很好。只是他还想再看看北京近年来的城市建设。”
高叶:“好的,没问题。我可以在旅游活动中再加上一个城市景观一日游。”
初秘书:“那太好了,谢谢。”
高叶:“不用谢。”
初秘书:“再见。”
高叶:“再见。”
“台湾客人,一定要好好接待。还差什么呢?数码相机,还有北京旅游地图和常备药。得赶紧准备去。”高叶放下电话,开始为来宾的接待活动做准备。
上班前准备时间不足,并在匆忙中将篮球带入办公室。(×)
(2)办公室物品摆放零乱。(×)
(3)穿运动服进领导办公室,不符合企业秘书的着装要求。(×)
(4)在领导的要求下能迅速赶到。(√)
(5)公司支票掉在办公室地上,做事粗心。(×)
(6)进领导办公室先敲门,有礼貌。(√)
(7)主动征询领导的意见并做好记录。(√)
(8)及时为领导决策提供合适的建议。(√)
(9)为来宾准备的礼物既有纪念意义又有档次。(√)
(10)出领导办公室不关门。(×)
(11)提前预订酒店并进行确认。(√)
(12)能重视来宾的安全保卫工作。(√)
(13)请下属帮忙购置赠送来宾的礼物,注意了人力资源的配置。(√)
(14)介绍信写法不规范。(×)
(15)印章没有盖在署名上。(×)
(16)公司印章随便放在办公桌上,没有做好安全工作。(×)
(17)与来宾秘书进行及时的信息沟通,做好接待工作。(√)
(18)接待计划周详,并能提前请领导确认。(√)
(19)能根据实际情况修改接待计划,有灵活性。(√)。
(20)对来宾接待中的设备需求考虑周到,并能及时做好准备。(√)
二、工作实务题1. 背景说明:你是宏远公司行政秘书高叶,下面是行政经理苏明需要你完成的几项工作任务。
便 条
至:秘书——高叶
自:行政经理——苏明
主题:新产品展销订货会安全检查
公司定于2013年2月8日在××市会议中心举行必要的安全检查,现市消防局有关部门责令停展整顿。现在要求你接手这项工作,并请就检查的主要内容和主要问题和原则形成备忘录。在今天下班前交到我的办公室。
行政经理 苏明
××××年×月×日
备忘录
至:行政经理——苏明
自:秘书——高叶
主题:会务筹备情况检查的主要内容
日期:××××年×月×日
内容:
一、会务筹备情况检查的主要内容
(1)会议准备是否充分。
(2)会议期间能否排除各种干扰。
(3)环境条件与用品准备。
(4)文件材料的准备情况。
(5)会场布置情况的检查。
检查会场布置是否与会议议题相适应,会标是否端正、主席台是否按议定座次摆放,领导者名签安排是否妥当,旗帜、鲜花等烘托气氛的装饰物是否放置得体,音响、照明、通讯、录音、录像、通风、安全保卫等设备,措施是否完善。
(6)会议保卫工作的检查。
①确保所有设备线路、运转及操作规范的安全可靠;②确保公场内消防设施齐全有效;③确保会场的防窃听装置灵敏高效;④确保会场的防盗设施处于运行状态。
(7)检查的其他内容。
二、应注意的问题(或原则)
(1)全面周到,注重细节,逐项落实。
(2)眼见为实,实地检验。
2. 背景说明:你是宏远公司的行政秘书高叶,下面是行政经理苏明需要你完成的几项丁作任务。
便 条
高叶:
为了充分发挥信息的作用,促进公司管理水平的提高,公司鼓励各部门进行各种形式的信息开发。请说明信息开发的类型、形式、要求。
行政经理 苏明
××××年×月×日
(1)信息开发的类型。
按照对信息加工的层次分,有一次信息开发、二次信息开发和三次信息开发。
(2)信息开发的形式。
①剪报;②索引;③目录编制;④简讯;⑤文摘;⑥信息资料册;⑦调查报告。
(3)信息开发的要求。
进行信息开发要注重调查研究,通过各种渠道全面、及时获取信息,充分利用信息网络开发系统,运用信息开发技巧,加强对信息的加工、综合分析、提炼和概括,开发出有特色、利用价值大、可信度高的信息。
3. 背景材料:
××钢业有限公司为进一步推动公司共青团工作的开展,促进青年工作目标完成,对2013年工作计划进行了安排部署。公司团委2013年将围绕以下几方面开展工作:(1)加强青年思想教育,促进青工队伍稳定。
(2)加强基层组织建设,促进团建工作发展。
(3)加强制度建设,促进管理工作制度化、科学化。
(4)做好优秀团员评选表彰工作,引导团员青年爱岗敬业。
公司要求全体团员要继续深入学习贯彻共青团十五大精神,加强团员艰苦奋斗、爱岗敬业精神教育工作。增强团员青年战胜困难,实现企业生产经营目标的信心。组织做好公司2012年优秀团员、优秀团干部、五四红旗团支部评选表彰工作,增强团员青年工作的积极性和主动性。做好2013年优秀团员、团组织、团干部推荐评选、××地区青年文明号申报及管理工作,展示团组织良好的工作风貌。以青年突击队、青年文明号建设、组织承办公司首届青工(电工)技术比武、“五四”系列活动等活动载体,引导青年立足岗位学本领,提高业务技能水平,提高青年综合素质,发掘有潜质的青年,为青年人才的成长提供平台。要严格做好团费收缴、健全优秀团员青年推优工作,严格工作检查制度,每月对各单位工作开展情况进行抽查,每季度对各单位工作进行一次全面检查考核,纳入单位政工工作综合考核,增强基层党支部对共青团工作的支持和指导,健全完善团员青年基本情况资料,进一步摸清团员青年状况,加强青年入团工作力度,力争28岁以下青工综合入团率达70%以上,扩大团组织覆盖面。组织对基层团组织进行换届改选,将工作积极主动、热心青年工作的同志选配为基层团支部书记,为开展青年工作奠定基础。
根据以上材料,写一份××钢业有限公司团委2013年共青团工作计划。
[要求]
(1)分条列项,材料组织有序;
(2)正文结构符合要求。
××钢业有限公司团委2013年共青团工作计划
为进一步推动公司共青团工作开展,促进青年工作目标完成,××钢业有限公司团委对20]3年工作计划进行了安排部署。公司团委2013年将围绕以下几方面开展工作:
(1)加强青年思想教育,促进青工队伍稳定。
全体团员要继续深入学习贯彻共青团十五大精神,加强团员艰苦奋斗、爱岗敬业精神教育工作。增强团员青年战胜困难,实现企业生产经营目标的信心。
(2)加强基层组织建设,促进团建工作发展。
健全完善团员青年基本情况资料,进一步摸清团员青年状况,加强青年入团工作力度,力争28岁以下青工综合入团率达70%以上,扩大团组织覆盖面。组织对基层团组织进行换届改选,将工作积极主动、热心青年工作的同志选配为基层团支部书记,为开展青年工作奠定基础。
(3)加强制度建设,促进管理工作制度化、科学化。
严格做好团费收缴、健全优秀团员青年推优工作,严格工作检查制度,每月对各单位工作开展情况进行抽查,每季度对各单位工作进行一次全面检查考核,纳入单位政工工作综合考核,增强基层党支部对共青团工作的支持和指导。
(4)做好优秀团员评选表彰工作,引导团员青年爱岗敬业。
组织做好公司2012年优秀团员、优秀团干部、五四红旗团支部评选表彰工作,增强团员青年工作的积极性和主动性。做好2013年优秀团员、团组织、团干部推荐评选、××地区青年文明号申报及管理工作,展示团组织良好的工作风貌。以青年突击队、青年文明号建设、组织承办公司首届青工(电工)技术比武、“五四”系列活动等活动载体,引导青等立足岗位学本领,提高业务技能水平,提高青年综合素质,发掘有潜质的青年,为青年人才的成长提供平台。