二、判断题2. 任何文书的清退应事先发出通知。
对 错
B
[解析] 除有重大错误、必须立即办理清退的文书外,一般文书的清退应事先发出通知。
6. 信用证是一种银行开立的无条件承诺付款的书面文件。
对 错
B
[解析] 信用证是开证行根据开证申请人的要求和指示或为其自身业务需要,向受益人开立的在一定条件下保证付款的凭证,其付款条件是受益人提交符合信用证条款规定的单据。
10. 办公管理程序必须由上级主管的部门或领导人员来制定。
对 错
B
[解析] 办公管理程序必须由实施该程序的部门秘书或人员来制定,应是切合工作实际并经过优化了的工作步骤和模式。
三、实务操作1. 总经理洪寒下午2:00要和业务部讨论如何开展西服加工贸易工作,这项工作是公司对外贸易的第一笔业务,关系到公司对外贸易工作能否顺利开拓。接着,下午4:00又要和一位客户商洽一笔重要的交易,他希望花一个小时的时间与这个客户商讨,5:00,结束。但是恰巧当天上午,办公室又收到某一政府单位临时开会的通知书,上面写着会议的时间是下午3:00,必须由洪寒亲自参加,而且通知书上没有写清会议结束的具体时间。
问题:如果你是洪寒先生的秘书,你该怎么办呢?并简要说明理由。
因为下午2点开始的讨论会到3点一定无法结束,而3点开始的会议,又不知道什么时候结束,所以4点与客户的约会可能会受到影响。3点开始的会议必须参加,不能变更;4点的约会,涉及一笔很大的交易,最好能在当天谈完;2点开始的讨论,参加的人员都是内部员工,可以将时间延迟。
这样就可以进行如下变更:下午2点和客户谈生意;3点参加政府机关的会议;4点半或5点开讨论会。
2. 你的上司要在2007年9月去德国一家公司参观考察,在此之前,他从没有出过国门。
你应该提醒他在出国前办理哪些出国手续并向其解释“黄皮书”。
(1)办理护照;(2)办理签证;(3)办理《国际预防接种证书》;(4)办理出境登记卡;(5)订购机票;(6)办理保险。
《国际预防接种证书》是世界卫生组织为了保障人出国境人员的人身健康,防止危害严重的传染病,通过入出国境的人员、交通工具、货物和行李等传染和扩散而要求提供的一项预防接种证明,其作用是通过卫生检疫措施而避免传染。如果出入国境者没有携带黄皮书即《国际预防接种证书》,国境卫生检疫人员则有权拒绝其入出境,甚至采取强制检疫措施。所以对于因私出国人员来说,在具备有效护照、有效签证、出入境登记卡和经过认证的公证书之后或同时,一项不可忽视的重要一条,就是到所在地的卫生检疫部门进行卫生检疫和预防接种,并领取黄皮书。
3. 2005年3月15口,上海市牛相关部门在对肯德基多家餐厅进行抽检时,发现其“新奥尔良鸡翅”和“新奥尔良鸡腿堡”调料中含有“苏丹红一号”成分。第2天上午,肯德基母公司百胜集团上海总部通知全国各肯德基分部,从即口起在全国所有肯德基餐厅停止售卖前述两种产品,同时销毁所有剩余调料。下午,百胜发表声明,宣布在这两种产产品的调料中发现“苏丹红一号”,并向公众致歉。百胜表示,将严格追查相关供应商在调料中违规使用“苏丹红一号”的责任。
3月17日,北京市食品安全办紧急宣布,该市有关部门在肯德基的原料辣腌泡粉中检出可能致癌的“苏丹红一号”,这一原料主要用在“香辣鸡腿堡”、“辣鸡翅”和“劲爆鸡米花”三种产品中。3月17日,肯德基在记录中发现宏芳香料(昆山)有限公司提供的含苏丹红的辣椒粉也用在了这三种产品中。随后,他们采取紧急措施,用现存经过验证不含苏丹红的调料取代原来的调料。恰恰在这时,3月18日,北京有关部门抽查到了这批问题调料,19日向媒体公布,责令停售。
你是负责处理该事件的秘书,针对该事件,你的处理方法步骤是什么?
(1)成立机构,处理危机
成立危机小组的目的主要是为了有序和有效地开展危机处理工作,防止由于危机时间头绪繁多而造成权责不清、工作不明的混乱无序状态。
为了避免突发事件发生时由于危机处理小组未成立而造成的指挥混乱,企业在平时就要确定好该小组的基本成员,明确小组成员的基本职责和基本工作程序。一旦出现危机事件,小组成员立即进入工作岗位,启动工作程序。
(2)查看现场,隔离险境
危机处理小组必须采取果断、有效的措施来控制或消除危害源,防止进一步扩大危害,尽力减少人员、财产等方面的损失。
(3)深入调研,制定对策
在隔离险境或使矛盾各方脱离接触并初步控制了局势后,危机事件也就进入了稳定期。
这时,危机处理小组就要快速组织有关人员,如专家、专业技术人员和其他有关人员,深入现场进行细致的调查工作,收集第一手资料,全面掌握情况,以便分析突发事件的原因及发现新问题。
调查之后,还要对收集到的各种信息(如各种数据资料、事实资料及物证)进行认真核对与统计,以保证其完整和准确无误。然后再进行相应的分析研究工作,发现问题,分析问题,得出结论。最后再制定出相应的对策并形成具体的实施方案。
(4)发布信息,协调关系
企业通过调查研究了解了突发事件的真相后,就要尽快向外发布信息。把事实真相以及企业在处理突发实践中所持的态度和所做的努力如实地向社会公众公布。在对外发布信息的同时,企业要根据危机处理小组制定的对策和行动方案开展公众关系的协调工作。
(5)做好善后,全面总结
完成以上工作内容之后,危机事件开始进入后期。后期工作主要有两个方面:
第一个方面是善后工作。善后工作也包括两个方而:一是对危机事件中的受害者和所涉及的公众进行赔偿、抚恤、关怀和安慰等工作;二是对企业内部遭到破坏或损坏的设施设备进行恢复、修理工作。
第二个方面是总结工作。全面总结危机事件的起因、发展过程、造成的后果和企业在处理危机事件过程中的经验和教训,并形成书面材料存档。
4. 秘书英子身着正装,站在办公室前阅读文件,办公桌上物品摆放整齐。
电话铃响了四声后英子接起电话:“您好,海神公司。”
“我是总公司秘书处小李,通知曹总下午2点在总公司开紧急会议。”
英子拿起笔却找不到电话记录本:“好,我马上通知曹总。”
英子拿起文件夹没有敲门便推门进入:“曹总,总公司通知您下午2点开紧急会议。”
曹总:“知道了。后天与罗莱公司黄经理会见的准备工作怎么样了?”
英子:“早已经准备好了,这是资料和会见程序,您看一下。”
曹总在仔细看资料的时候,英子一旁跷腿而坐。
曹总:“为什么没有对方的相关资料呢?”
英子:“我想只是礼节性会见,没有必要准备对方的资料吧。”
曹总:“两个小时的会见时间是否太长了?”
英子:“是的,我马上进行补充和修改。”
英子回到自己办公室,在文件柜前查找资料,文件盒码放整齐,贴放分类标签。
这时传来敲门声,英子头也不抬:“请进。”
来访客人进门:“请问曹总在吗?”
英子:“你事先与曹总有预约吗?”
来访客人:“没来得及,我有急事要见曹总。”
英子不耐烦地说:“曹总现在没时间,你改天再来吧。”她继续做着自己的事情。
来访客人:“您能把曹总的手机号码告诉我吗?我与他直接联系。”
英子立即说:“13902235689。”
来访客人转身离开办公室。
英子拿文件来到复印机前打开复印机准备复印,却显示卡纸故障,英子没有关掉电源就打开机盖用手去拽卡住的纸。复印机恢复正常,英子复印完毕后拿着复印件转身离去,忘记取出原件。
找出英子的行为和工作环境的正确与错误之处。
(1)着装正确;(2)办公桌整洁;(3)接电话语言规范;(4)能够及时传达上级会议通知;(5)能够提前做好会见的准备工作;(6)文件盒摆放整齐,并贴有分类标签。
错误:(1)接电话不及时;(2)没有准备好电话记录本;(3)进上司办公室前没有敲门;(4)坐姿不正确;(5)没有准备对方的相关资料;(6)会见时间不符合要求;(7)接待礼仪不规范;(8)对未预约客人不耐心;(9)随意告诉来访者上司的电话;(10)没有送客;(11)违反复印机操作规则;(12)遗忘原件。
5. 要求:请找出该事件小张处置的不妥之处?
秘书小张身穿牛仔裤来到总经理办公室,敲门后进入:“张总,考虑到这个月活动较多,为您制定了本月的活动时间表。”表格内容正确,内容完整。
张总:“谢谢,我正需要呢。我刚刚接到电话下午去开会,你安排李副总接待下午来访的主要供应商方总。”
小张:“我立刻安排。”回到办公室更改工作日志。办公室文件堆积如山,办公桌前电话线、电脑线交叉拖曳。
工作人员小王进来:“张秘书,下午去工商局,需要开介绍信。”
小张边拿介绍信、公章,边说:“我现在非常忙,你自己开吧,开好后,把介绍信、公章放在桌上。”随后就出门前往李副总办公室。
小张:“这是下午接待方总的接待计划。”
李副总:“接待规格变了,有没有同对方解释。”
小张:“我忘记通知对方,我会立刻向对方解释。”
李副总看了接待计划责备到:“怎么能安排他们参观我们新产品研究中心呢?”
小张:“对不起,我立刻重新安排线路。”
下午,小张提前到接待室,整理环境。方总一行人到公司门口,没有人门口迎接自己来到接待室。小张和李副总马上迎接,小张立刻同方总一行人分别握手,并用正确的手势引导客人进入接待室。
小张安排方总一行人坐在门口较近的沙发上,让李副总坐在门口较远的沙发上。
小张的手机突然响起,她向客人抱歉:“对不起,我接个电话。”转身离开到外面接听电话。
该事件中小张处置的不妥之处主要有:
(1)着装不规范;
(2)办公桌文件堆积;
(3)办公桌前电线交叉拖曳;
(4)让工作人员自己开介绍信;
(5)介绍信、公章不应放在桌上缺乏保密;
(6)没有及时通知对方改变规格;
(7)安排对方参观新产品研究中心;
(8)没有到大门口迎接客人;
(9)抢先同客人握手;
(10)安排主、客位置不正确。
6. 秘书小陆身着正装来到总经理办公室,敲门后进入:“王总,考虑到您第二季度活动比较多,我为您制定了一份活动时间表。”表格格式正确,内容完整。
王总:“谢谢,我正需要呢。我刚刚接到电话,明天上午去市里开会,你安排张副总来接待大华公司的方总。”
小陆:“我马上安排。”她回到办公室在工作日志上做更改。办公桌上文件码放整齐,办公桌前面电话线、电脑线交叉拖曳。
工作人员小严进来:“陆秘书,我明天去工商局办理变更,需要开介绍信。”
小陆边拿介绍信、公章,边说:“我正要去张副总那汇报工作,你自己开吧。开好后把介绍信、公章放在桌子上就可以了。”
小陆在张副总办公室:“这是明天接待大华公司方总的接待计划。”
张副总:“接待规格变了,你要与对方做好解释工作。”
小陆:“哎呀,我忘记通知对方。”
张副总:“你怎么能让客人参观实验窒呢?”
小陆:“我去重新安排参观线路。”
第二天小陆提前来到接待室,整理环境,开窗通风。
大华公司的方总一行人来到公司大门口,没有人员迎接便自行来到接待室。
小陆和张副总马上迎上去,小陆抢先同来访客人握手,并主动用正确的手势引导客人进入接待室。
小陆让大华公司的方总一行人坐在离门口较近的沙发上,让张副总坐在离门口较远的沙发上。
突然小陆的手机响起,她向客人抱歉道:“对不起,我接个电话。”她转身离开到外面接电话。
问题:找出上述材料中小陆不正确的地方。
(1)办公桌前面电话线、电脑线交叉拖曳。
(2)让小严自己开介绍信。
(3)介绍信、公章放在桌子上。
(4)忘记通知对方接待规格变更。
(5)没有安排人员在大门口迎接。
(6)抢先与来访客人握手。
(7)安排主客座位不正确。
7. 你是宏远公司行政秘书高叶,下面是行政经理苏明需要你完成的任务。
便 条 高叶: 5月份,公司总裁一行五人将赴美国纽约进行商务洽谈,具体洽谈时间为当地时间5月10日9点开始,请书面整理以下内容,并在后天下班之前放在我办公桌上。 (1)说明出国需要办理的手续 (2)办理有关手续时携带的必备资料 (3)出行前秘书要为其做哪些准备工作 (4)洽谈开始时间为北京时间的几点 行政经理 苏明 2007年4月15日 |
(1)出国前需要办理的各种手续
①撰写出国申请;②办理护照;③办理签证;④办理《国际预防接种证书》;⑤办理出境登记卡:⑥订购机票。
(2)办理有关手续时应携带的必备资料
①办理护照应携带主管部门的出国任务书和出国人员政审批件、所去过有关公司的邀请函、2寸正面免冠半身相片等;②办理签证应携带护照;③办理出境卡应携带出国人员的护照、户口本、居民身份证。
(3)出行前秘书要做的准备工作
①办理出国相关手续;②了解外汇信息,办理兑换外汇;③准备随身携带的物品;④准备文件;⑤编写旅程时间表;⑥准备相关证件;⑦收集美国的背景资料。
(4)谈判开始时间为北京时间5月9日20点