二、判断题2. 社会阶层是固定不变的。
对 错
B
[解析] 社会阶层是指一个社会中具有相对的同质性和持久性的群体,各个社会阶层按等级排列,每一个阶层的成员具有类似的价值观、兴趣爱好和行为方式。社会阶层不是固定不变的,它也存在流动性,即社会流动性。
3. 批办是文书办理的核心。
对 错
B
[解析] 文书的办理包括签收、拆封、登记、分文、拟办、批办、传阅、承办和催办等环节,其中,承办是核心,其他环节都是围绕承办而展开的。
5. 秘书的责任区域一般包括:个人办公责任区和上司的办公区域。
对 错
B
[解析] 秘书的责任区域一般包括:个人办公责任区、公用区域和上司的办公区域。
6. 水平沟通渠道指的是管理者通过一定的方式传送各种指令及政策给组织的下层,譬如,有关工作的指示、工作内容的描述、员工应该遵循的政策、程序、规章制度等。
对 错
B
[解析] 水平沟通渠道指的是组织系统中层次相当的个人及团体之间所进行的信息传递和交流。题干中描述的是向下沟通渠道的含义。
9. 并非所有的冲突都是恶性的。
对 错
A
[解析] 按性质分,冲突可分为良性冲突和恶性冲突两大类。
10. 所有的商务文书都要进行传递、运转。
对 错
B
[解析] 文书形成后,除了存本和定稿直接归卷保存外,其他文书文本都要进行传递、运转。
三、实务操作题1. 您是宏远公司行政秘书高叶,下面是行政经理苏明需要您完成的任务。
便条高叶:
针对最近商务档案管理中出现的问题,经研究决定由你负责商务档案保管工作。请你制定出商务档案保管工作的基本内容及保管要求,并与明天10:00之前交到我办公室,我们相互补充一下,以便尽快落实。
行政经理苏明
2007年11月15日
(1)商务档案保管工作的基本内容
商务档案保管工作的基本内容包括:①库房的日常管理工作;②商务档案的保护工作;③商务档案的修复工作。
(2)商务档案保管的要求
商务档案保管的要求主要有:①以预防为主,防患于未然;②分析损毁原因,掌握损毁规律;③采用先进技术手段,提高保管工作水平;④健全科学的档案保管制度:定期检查制度、保密制度、借阅利用制度和工作责任制度。
2. 您是宏远公司行政秘书高叶,下面是行政经理苏明需要您完成的任务。
便条高叶:
公司拟4月25日召开公司年会,各分公司经理以上人员全部参加,会议规模150人,会期5天,希望安排在一处安静、封闭且环境较好的会议中心开会。请将选址注意事项发给我。
行政经理苏明
2008年4月15日
选址注意事项主要有:
(1)会场地点;
(2)会场大小;
(3)会场环境;
(4)会场附属设施;
(5)考虑停车场;
(6)会议场地租金。
3. 您是宏远公司行政秘书高叶,下面是行政经理苏明需要您完成的任务。
便条高叶:
请你向办公室新来的秘书介绍信息收集方法中的阅读法和询问法的优缺点,并写成书面材料,于9月18日交给我审阅。
谢谢
行政经理苏明
2008年9月15日
(1)阅读法的优缺点
阅读法是指通过阅读书报、杂志、文献、资料,从中获得信息。阅读法的优点主要有:①信息周转快、获取信息方便;②信息量大、适用性强;③能全面提供工作需要的参考信息。阅读法的缺点主要有:①信息来源多,信息可能失真、有杂质;②需要筛选、判断信息的真实性。
(2)询问法的优缺点
询问法是指信息收集者通过提问请对方作答来获取信息。询问法的优点主要有:①应用灵活、实用;②直接交流、互动沟通;③能获得大量有价值的信息;④能获得语言信息和非语言信息。询问法的缺点主要有:①询访者应具有一定的素质和能力,能很好运用询问技巧;②书面询问较复杂、难掌握;③费用较高、时间较长、规模小。
4. 你是A公司的秘书于果,下面是你的经理给你的任务。
便条于果:
请你汇总一份资料,注明收集信息的渠道类型,并于本月15号之前交给我。
谢谢
王苏真
2006年11月11日
商务信息收集的渠道有多种,主要是:
(1)信息网络渠道
信息网络是专门负责信息的收集、加工和处理的系统,包括信息组织、信息工作人员和信息工具等。信息网络能够有效地收集信息和敏感地反馈信息。
(2)行政组织渠道
行政组织渠道一是指按地区部门的行政隶属关系,通过请示汇报、业务联系、工作的督促检查评比等形式进行信息收集;二是指通过行政组织系统内部报送的工作安排、工作总结、调研报告、领导讲话等各种行政公文收集信息。
(3)科研渠道
科研渠道即从科研机关或科研成果中获得信息。不论是社会科学还是自然科学的研究机关,他们对自身研究对象收集系统的信息材料,其研究成果常是信息源。
(4)社会团体渠道
社会团体渠道是指通过对各种社会团体召开的会议、组织的社会活动、编印的文字资料进行信息收集,以拓宽信息收集的覆盖面。
(5)调查渠道
调查渠道是有目的、有重点、主动收集信息的重要方法,可弥补其他信息渠道的不足,并挖掘出层次更深、质量更高的信息内容。
(6)媒体渠道
媒体渠道是指通过各种印刷品取得信息的渠道。如从文件中可以了解各发文单位的情况;通过报刊杂志,可以获得最新的社会政治动态,了解民情民意。
(7)联机信息检索渠道
联机信息检索是指将用户终端与检索中心(计算机)用通讯线路直接连接,用户通过终端输入提示、指令,使检索中心的计算机联合运行,从众多数据库中直接找出信息,以提供给用户的信息检索过程。这种检索方法是检索速度快、可收集信息网中所提供的各种信息。
(8)信息机构渠道
信息机构渠道是指依托信息中介机构定向收集相关信息,有偿利用他们所存储的丰富的信息资源。
(9)关系渠道
关系渠道是指往来关系、横向人际关系、纵向从属关系等渠道。在业务往来活动中获得信息。
5. 您是宏远公司行政秘书高叶,下面是行政经理苏明需要您完成的任务。
便条高叶:
公司将于4月25日上午9点召开销售工作会议,主要内容:上半年工作总结;部署下半年销售任务;销售人员的调整;销售部介绍上半年销售工作经验;宣读公司销售人员的招聘方案。请设计一份会议议程表,完成后用备忘录的形式发给我。
谢谢。
行政经理苏明
2008年4月15日
会议议程表设计如下:
备忘录
发给:行政经理苏明
发自:秘书 高叶
时间:2008年4月18日
宏远公司销售工作会议议程表
公司销售工作会议将于4月25日上午9点在公司二楼会议室召开。
(1)宣布议程
(2)说明有关人员的缺席情况
(3)上半年工作总结报告
(4)销售部经验介绍
(5)销售部人员招聘方案
(6)下半年销售任务
6. 您是宏远公司行政秘书高叶,下面是行政经理苏明需要您完成的任务。
便条高叶:
公司决定2009年9月28日上午8:30在公司二楼会议室召开客户联谊会,会议半天,中午设有宴请。请你拟写一份带回执的会议通知,用备忘录的形式明天发给我,我看后再下发。
行政经理苏明
2009年3月15日
备忘录
发给:行政经理苏明
发自:秘书 高叶
时间:2009年9月16日
内容:
会议通知
为感谢广大客户长期以来对我公司的支持,定于2009年9月28日上午8:30在公司二楼会议室召开客户联谊会,会议半天,中午设有宴请。诚邀贵单位主管业务的领导和有关业务人员参加。
附:入场券2张,车位证1张
会议回执
请于9月25日前将回执寄回
A.我们准备( )人参加此次会议
B.我们不能参加此次会议
7. 您是宏远公司行政秘书高叶,下面是行政经理苏明需要您完成的任务。
便条高叶:
公司新聘用一批大学毕业生,他们对信息收集、筛选及传递方面的知识不太了解,请你拟出信息收集的基本要求、信息筛选的方法和信息传递方法三个方面的相关知识,交我审阅。
行政经理苏明
2009年12月1日
(1)信息收集的基本要求
信息收集工作的基本要求是具备“三性”:①广泛性。广泛性是指要广泛搜集不同层次、不同角度、不同环境、不同行业的信息,这有利于全面地分析问题,有利于为领导决策提供充足的信息资源;②真实性。为了保证信息收集的真实性,要确保信息来源的可靠,特别是通过间接方法收集信息时,尤其要核实信息来源;③客观性。信息收集要准确、可靠,切忌“依长官意志办事”,不受权威人士的束缚。忌“先有结论,后有调查”,不受主观臆断的限制。
(2)信息筛选的方法
信息筛选是指对收集到的大量信息进行甄别,经过初步分析和研究,剔除虚假、失效和无效的信息,从中选出有价值的信息。信息筛选的方法主要有:类比法、查重法、时序法、专家评估法、调查法和老化规律法。
(3)信息传递的方式
信息传递的方式是指信息由传递者传给接受者所采用的方式,通常分为语言传递、书面传递、可视化辅助传递、电讯传递和光传递五种。