二、判断题5. 合同纠纷调节具有法律约束,不允许任何一方反悔。
对 错
B
[解析] 合同纠纷调节经双方同意后签字,并由合同管理机关盖章后即具有法律约束。如果一方或双方对调解协议反悔,可以在收到调解书之日起15天内,向国家规定的管理机关申请仲裁,也可以直接向人民法院起诉。
6. 信用证是一种银行开立的无条件承诺付款的书面文件。
对 错
B
[解析] 信用证是开证行根据开证申请人的要求和指示或为其自身业务需要,向受益人开立的在一定条件下保证付款的凭证,其付款条件是受益人提交符合信用证条款规定的单据。
7. 座次排列中的横排法,是按照公布名单或姓氏笔画为序从右至左依次排列座次的方法。
对 错
B
[解析] 座次排列中的横排法,是按照公布名单或姓氏笔画为序从左至右依次排列座次的方法。
8. 异姓双方握手时只能握住对方的手指尖,要与对方保持一定的距离。
对 错
B
[解析] 不要在握手时仅仅握住对方的手指尖,好像有意与对方保持距离。正确的做法,是要握住整个手掌。即使对异性,也要这么做。
10. 办公环境中常见的有碍健康和安全的隐患不包括室内光线、温度、通风、噪音、通道方面。
对 错
B
[解析] 办公环境中常见的有碍健康和安全的隐患包括:①办公设备及操作中的隐患;②办公桌椅、家具方面的隐患;③室内光线、温度、通风、噪音、通道方面的隐患;④地、墙、天花板、门、窗中的隐患;⑤工作中因疏忽大意造成伤害、失密的隐患;⑥火灾或消防中的隐患。
三、实务操作题1. 您是宏远公司行政秘书高叶,下面是行政经理苏明需要您完成的任务。
便条高叶:
公司新聘用一批大学毕业生,他们对国际商务礼仪的功能和作用不太了解,请你拟出该方面的相关知识,交我审阅。
行政经理苏明
2010年7月5日
国际商务礼仪作为企业文化、企业理念不可或缺的组成部分,对于塑造良好形象,扩大国际商务交往,促进事业成功都具有十分重要的作用。国际商务礼仪的作用主要有:
(1)沟通作用
国际商务活动是一种双向交往活动,交往的成功与否,首先取决于沟通的效果如何。对于秘书这么一个中介性的岗位,需要与方方面面的人打交道,处理各种关系,安排各种活动。良好的礼仪容易使人们之间的感情得到沟通,从而建立起良好的人际关系,使商务交往取得成功。反之,如果不注意良好得体的商务礼仪,则很容易产生感情排斥,给对方以不佳印象,造成人际关系紧张,进而影响到商务活动的顺利进行。
(2)协调作用
国际商务礼仪是商务交往和谐发展的调节器,遵循它有助于调节感情、增进理解,加强人们之间的相互尊重、友好合作的关系,也可缓解进而消除那些不必要的障碍。秘书人员在与本组织中的其他成员、或同商务交往对象的人员发生关系时,必须恰当地运用礼仪,其表现出来的协调能力制约着商务目标的实现。
(3)规范作用
礼仪最基本的功能就是规范各种行为。一方面,国际商务礼仪可指导人们在商务活动中的行为和思维习惯,充分体现长期以来共同遵守、约定俗成的惯例;通过人们的言谈举止以及处理各种关系所遵循的原则与态度,树立起遵纪守法、遵守社会公德的良好形象,确定与商务交往对象的平等相处。另一方面,国际商务礼仪也可帮助秘书人员把准自己的位置,规范自己的行为,加强自身修养,从而更好地满足秘书作为辅助者的服务性要求。
(4)形象作用
遵循国际商务礼仪规范的好坏,既能展示秘书的素质,又能反映企业形象。对于个人来说,商务礼仪是其文化修养、交际能力的外在表现;对于企业来说,商务礼仪是其价值观念、道德理念、员工整体素质的集中体现。
2. 您是宏远公司行政秘书高叶,下面是行政经理苏明需要您完成的任务。
便条高叶:
公司拟4月25日召开公司年会,各分公司经理以上人员全部参加,会议规模150人,会期5天,希望安排在一处安静、封闭且环境较好的会议中心开会。请将选址注意事项发给我。
行政经理苏明
2008年4月15日
选址注意事项主要有:
(1)会场地点;
(2)会场大小;
(3)会场环境;
(4)会场附属设施;
(5)考虑停车场;
(6)会议场地租金。
3. 您是宏远公司行政秘书高叶,下面是行政经理苏明需要您完成的任务。
便条高叶:
请你向办公室新来的秘书介绍会议记录的主要内容以帮助她完成日后的会议记录工作,于9月18日交给我审阅。
谢谢
行政经理苏明
2008年9月15日
会议记录的主要内容有:
(1)会议描述:包括会议类型、日期、时间、地点。
(2)与会者姓名:主席的名字应在最前面,记录员的名字在最后面。
(3)会议过程:宣读上次会议记录、由会议记录中产生的问题、通讯情况、一般事务、决议(应包括会议上的确切措辞)、其他事务(按在会上进行的顺序记录)、下次会议日期。
(4)主席签名:会议记录在主席签名后应写上会议日期。
4. 您是宏远公司行政秘书高叶,下面是行政经理苏明需要您完成的任务。
便条高叶:
请你将介绍信管理方法以文字的形式整理出来,明天早上交到我处。
谢谢
行政经理苏明
2009年3月15日
介绍信是用来介绍被派遣人员的姓名、年龄、身份、接洽事项等情况的一种专用书信,具有介绍和证明的双重作用。介绍信管理的方法是:
(1)介绍信要由专人保管、专人填写。两联式的介绍信通常由单位秘书人员保管,根据需要填写;而临时性的介绍信则需要秘书人员审查、盖章。
(2)介绍信的出具要规范。出具介绍信要经过单位内部的审批手续,介绍信要填写清楚,介绍信的内容要与存根一致,如盖骑缝章,存根要保存备查。秘书人员不能私开空白介绍信。领用人要履行签字手续。
(3)介绍信有时限要求。介绍信要在有效时限内使用,过期无效。
(4)妥善处理未使用的介绍信。未使用的介绍信要交回原部门,粘贴于原存根处。
(5)慎重对待介绍信的遗失。如介绍信丢失,应登报声明作废。
5. 下周一公司召开重要的会议。主要内容是推出机构改革方案,组织与会人员充分讨论方案的实施问题。会期3天,会议规模58人,您的上司希望您安排一个环境好的会议中心开会,您会如何选择会议中心?
作为组织实施人员,个人在选择会议中心时会考虑以下情况:
(1)借鉴以往的办会经验,从相关媒体和同事朋友中获得信息。会址尽量选择安静封闭的环境。
(2)通过电话、传真、网络等方式选定三、四家备选,从会议厅、客房、餐饮等方面进行服务和价格的比较。
(3)在比较的基础上选出两家与之具体洽谈。
(4)亲临现场检查相关措施。
(5)要注意会议地点的停车位是否充足,并在回来后画出会议地点的详细路线图。
(6)将两家备选的费用、交通、客房、餐厅、会议室等具体情况和价格明细上报领导,由领导选择其中之一。
6. 您是宏远公司行政秘书高叶,下面是行政经理苏明需要您完成的任务。
便条高叶:
公司将于11月20日上午9点召开科技成果研讨会,主要内容:上午9:00-10:00在会议厅听报告,10:10-11:50在2楼演示厅观看科技成果演示,12:00-13:00公司餐厅用自助餐,13:30-15:00在1楼多功能厅国内知名专家报告,15:10-17:00三楼大厅观摩科技成果应用,17:30-19:30ABC宴会。除听报告需全体与会人员参加外其他活动都是自由参加。请设计一份会议日程安排表,明天以备忘录的形式发给我。
行政经理苏明
2007年11月15日
会议日程安排表设计如下:
备忘录
发给:行政经理苏明
发自:秘书高叶
日期:2007年11月16 |
日期 |
时间 |
内容安排 |
地点 |
参与人 |
备注 |
2007年11月 20日 |
9:00-10:00 |
听报告 |
会议厅 |
全体与会人员 |
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10:10-11:50 |
科技成果演示 |
2楼演示厅 |
自由参加 |
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12:00-13:00 |
自助午餐 |
公司餐厅 |
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13:30-15:00 |
听报告 |
1楼多功能厅 |
国内知名专家及全体与会人员 |
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15:10-17:00 |
现场观摩 |
三楼大厅 |
自由参加 |
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17:30-19:30 |
晚餐 |
ABC |
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7. 总经理洪寒下午2:00要和业务部讨论如何开展西服加工贸易工作,这项工作是公司对外贸易的第一笔业务,关系到公司对外贸易工作能否顺利开拓。接着,下午4:00又要和一位客户商洽一笔重要的交易,他希望花一个小时的时间与这个客户商讨,5:00,结束。但是恰巧当天上午,办公室又收到某一政府单位临时开会的通知书,上面写着会议的时间是下午3:00,必须由洪寒亲自参加,而且通知书上没有写清会议结束的具体时间。
问题:如果你是洪寒先生的秘书,你该怎么办呢?并简要说明理由。
因为下午2点开始的讨论会到3点一定无法结束,而3点开始的会议,又不知道什么时候结束,所以4点与客户的约会可能会受到影响。3点开始的会议必须参加,不能变更;4点的约会,涉及一笔很大的交易,最好能在当天谈完;2点开始的讨论,参加的人员都是内部员工,可以将时间延迟。
这样就可以进行如下变更:下午2点和客户谈生意;3点参加政府机关的会议;4点半或5点开讨论会。
8. 你的上司要在2007年9月去德国一家公司参观考察,在此之前,他从没有出过国门。
你应该提醒他在出国前办理哪些出国手续并向其解释“黄皮书”。
(1)办理护照;(2)办理签证;(3)办理《国际预防接种证书》;(4)办理出境登记卡;(5)订购机票;(6)办理保险。
《国际预防接种证书》是世界卫生组织为了保障人出国境人员的人身健康,防止危害严重的传染病,通过入出国境的人员、交通工具、货物和行李等传染和扩散而要求提供的一项预防接种证明,其作用是通过卫生检疫措施而避免传染。如果出入国境者没有携带黄皮书即《国际预防接种证书》,国境卫生检疫人员则有权拒绝其入出境,甚至采取强制检疫措施。所以对于因私出国人员来说,在具备有效护照、有效签证、出入境登记卡和经过认证的公证书之后或同时,一项不可忽视的重要一条,就是到所在地的卫生检疫部门进行卫生检疫和预防接种,并领取黄皮书。
9. 2005年3月15口,上海市牛相关部门在对肯德基多家餐厅进行抽检时,发现其“新奥尔良鸡翅”和“新奥尔良鸡腿堡”调料中含有“苏丹红一号”成分。第2天上午,肯德基母公司百胜集团上海总部通知全国各肯德基分部,从即口起在全国所有肯德基餐厅停止售卖前述两种产品,同时销毁所有剩余调料。下午,百胜发表声明,宣布在这两种产产品的调料中发现“苏丹红一号”,并向公众致歉。百胜表示,将严格追查相关供应商在调料中违规使用“苏丹红一号”的责任。
3月17日,北京市食品安全办紧急宣布,该市有关部门在肯德基的原料辣腌泡粉中检出可能致癌的“苏丹红一号”,这一原料主要用在“香辣鸡腿堡”、“辣鸡翅”和“劲爆鸡米花”三种产品中。3月17日,肯德基在记录中发现宏芳香料(昆山)有限公司提供的含苏丹红的辣椒粉也用在了这三种产品中。随后,他们采取紧急措施,用现存经过验证不含苏丹红的调料取代原来的调料。恰恰在这时,3月18日,北京有关部门抽查到了这批问题调料,19日向媒体公布,责令停售。
你是负责处理该事件的秘书,针对该事件,你的处理方法步骤是什么?
(1)成立机构,处理危机
成立危机小组的目的主要是为了有序和有效地开展危机处理工作,防止由于危机时间头绪繁多而造成权责不清、工作不明的混乱无序状态。
为了避免突发事件发生时由于危机处理小组未成立而造成的指挥混乱,企业在平时就要确定好该小组的基本成员,明确小组成员的基本职责和基本工作程序。一旦出现危机事件,小组成员立即进入工作岗位,启动工作程序。
(2)查看现场,隔离险境
危机处理小组必须采取果断、有效的措施来控制或消除危害源,防止进一步扩大危害,尽力减少人员、财产等方面的损失。
(3)深入调研,制定对策
在隔离险境或使矛盾各方脱离接触并初步控制了局势后,危机事件也就进入了稳定期。
这时,危机处理小组就要快速组织有关人员,如专家、专业技术人员和其他有关人员,深入现场进行细致的调查工作,收集第一手资料,全面掌握情况,以便分析突发事件的原因及发现新问题。
调查之后,还要对收集到的各种信息(如各种数据资料、事实资料及物证)进行认真核对与统计,以保证其完整和准确无误。然后再进行相应的分析研究工作,发现问题,分析问题,得出结论。最后再制定出相应的对策并形成具体的实施方案。
(4)发布信息,协调关系
企业通过调查研究了解了突发事件的真相后,就要尽快向外发布信息。把事实真相以及企业在处理突发实践中所持的态度和所做的努力如实地向社会公众公布。在对外发布信息的同时,企业要根据危机处理小组制定的对策和行动方案开展公众关系的协调工作。
(5)做好善后,全面总结
完成以上工作内容之后,危机事件开始进入后期。后期工作主要有两个方面:
第一个方面是善后工作。善后工作也包括两个方而:一是对危机事件中的受害者和所涉及的公众进行赔偿、抚恤、关怀和安慰等工作;二是对企业内部遭到破坏或损坏的设施设备进行恢复、修理工作。
第二个方面是总结工作。全面总结危机事件的起因、发展过程、造成的后果和企业在处理危机事件过程中的经验和教训,并形成书面材料存档。