二、判断题1. 在纸币流通条件下,货币量超过了流通中所必要的货币量,每单位纸币所代表的价值增加,引起货币贬值和物价持续下降的现象,称为通货膨胀。
对 错
B
[解析] 通货膨胀的一般定义是,在纸币流通条件下,货币量超过了流通中所必要的货币量,每单位纸币所代表的价值减少,引起货币贬值和物价持续上涨的现象。
2. 目前,国际上通用的国际商务交际语言是德语。
对 错
B
[解析] 目前,国际上通用的国际商务交际语言是英语。
3. 商务文书运转终结后的处置活动主要包括:清退、销毁。
对 错
B
[解析] 商务文书运转终结后的处置活动主要包括:清退、销毁、暂存、立卷归档。
5. 国际商务秘书工作方法中的秘书督促检查法理论上是一种领导行为。
对 错
A
[解析] 督促检查是发挥指挥、监督、控制等职能的重要领导活动,从理论上讲是一种领导行为。
7. 需要清退的文书不包括在文书草拟、征求意见阶段,向相关单位和人员了解和征求意见的未定稿。
对 错
B
[解析] 在实际工作中,需要清退的文书类型有:①上级组织下发的绝密性文件,并指定要定期回收的;②在文书草拟、征求意见阶段,向相关单位和人员了解和征求意见的未定稿;③有重大错误的文书需要收回修改和完善的;④一些非正式途径发出的内部讲话稿或内部资料;⑤转交有关部门办理但必须由秘书部门立卷存档的文书;⑥需要由秘书部门集中销毁的文书。
9. 商务信息收集方法中的阅读法,它的优点是能够直接交流、互动沟通。
对 错
B
[解析] 阅读法的优点主要有:①信息周转快、获取信息方便;②信息量大、适用性强;③能全面提供工作需要的参考信息。阅读法的的缺点是:①信息来源多,信息可能失真、有杂质;②需要筛选、判断信息的真实性。
10. 办公管理程序必须由上级主管的部门或领导人员来制定。
对 错
B
[解析] 办公管理程序必须由实施该程序的部门秘书或人员来制定,应是切合工作实际并经过优化了的工作步骤和模式。
三、实务操作题1. 总经理洪寒下午2:00要和业务部讨论如何开展西服加工贸易工作,这项工作是公司对外贸易的第一笔业务,关系到公司对外贸易工作能否顺利开拓。接着,下午4:00又要和一位客户商洽一笔重要的交易,他希望花一个小时的时间与这个客户商讨,5:00,结束。但是恰巧当天上午,办公室又收到某一政府单位临时开会的通知书,上面写着会议的时间是下午3:00,必须由洪寒亲自参加,而且通知书上没有写清会议结束的具体时间。
问题:如果你是洪寒先生的秘书,你该怎么办呢?并简要说明理由。
因为下午2点开始的讨论会到3点一定无法结束,而3点开始的会议,又不知道什么时候结束,所以4点与客户的约会可能会受到影响。3点开始的会议必须参加,不能变更;4点的约会,涉及一笔很大的交易,最好能在当天谈完;2点开始的讨论,参加的人员都是内部员工,可以将时间延迟。
这样就可以进行如下变更:下午2点和客户谈生意;3点参加政府机关的会议;4点半或5点开讨论会。
2. 您是宏远公司行政秘书高叶,下面是行政经理苏明需要您完成的任务。
便条高叶:
请你向办公室新来的秘书介绍信息收集方法中的阅读法和询问法的优缺点,并写成书面材料,于9月18日交给我审阅。
谢谢
行政经理苏明
2008年9月15日
(1)阅读法的优缺点
阅读法是指通过阅读书报、杂志、文献、资料,从中获得信息。阅读法的优点主要有:①信息周转快、获取信息方便;②信息量大、适用性强;③能全面提供工作需要的参考信息。阅读法的缺点主要有:①信息来源多,信息可能失真、有杂质;②需要筛选、判断信息的真实性。
(2)询问法的优缺点
询问法是指信息收集者通过提问请对方作答来获取信息。询问法的优点主要有:①应用灵活、实用;②直接交流、互动沟通;③能获得大量有价值的信息;④能获得语言信息和非语言信息。询问法的缺点主要有:①询访者应具有一定的素质和能力,能很好运用询问技巧;②书面询问较复杂、难掌握;③费用较高、时间较长、规模小。
3. 您是宏远公司行政秘书高叶,下面是行政经理苏明需要您完成的任务。
便条高叶:
公司将于4月25日上午9点召开销售工作会议,主要内容:上半年工作总结;部署下半年销售任务;销售人员的调整;销售部介绍上半年销售工作经验;宣读公司销售人员的招聘方案。请设计一份会议议程表,完成后用备忘录的形式发给我。
谢谢。
行政经理苏明
2008年4月15日
会议议程表设计如下:
备忘录
发给:行政经理苏明
发自:秘书 高叶
时间:2008年4月18日
宏远公司销售工作会议议程表
公司销售工作会议将于4月25日上午9点在公司二楼会议室召开。
(1)宣布议程
(2)说明有关人员的缺席情况
(3)上半年工作总结报告
(4)销售部经验介绍
(5)销售部人员招聘方案
(6)下半年销售任务
4. 您是宏远公司行政秘书高叶,下面是行政经理苏明需要您完成的任务。
便条高叶:
公司新聘用一批大学毕业生,他们对信息收集、筛选及传递方面的知识不太了解,请你拟出信息收集的基本要求、信息筛选的方法和信息传递方法三个方面的相关知识,交我审阅。
行政经理苏明
2009年12月1日
(1)信息收集的基本要求
信息收集工作的基本要求是具备“三性”:①广泛性。广泛性是指要广泛搜集不同层次、不同角度、不同环境、不同行业的信息,这有利于全面地分析问题,有利于为领导决策提供充足的信息资源;②真实性。为了保证信息收集的真实性,要确保信息来源的可靠,特别是通过间接方法收集信息时,尤其要核实信息来源;③客观性。信息收集要准确、可靠,切忌“依长官意志办事”,不受权威人士的束缚。忌“先有结论,后有调查”,不受主观臆断的限制。
(2)信息筛选的方法
信息筛选是指对收集到的大量信息进行甄别,经过初步分析和研究,剔除虚假、失效和无效的信息,从中选出有价值的信息。信息筛选的方法主要有:类比法、查重法、时序法、专家评估法、调查法和老化规律法。
(3)信息传递的方式
信息传递的方式是指信息由传递者传给接受者所采用的方式,通常分为语言传递、书面传递、可视化辅助传递、电讯传递和光传递五种。
5. 您是宏远公司行政秘书高叶,下面是行政经理苏明需要您完成的任务。
便条高叶:
针对最近商务档案管理中出现的问题,经研究决定由你负责商务档案保管工作。请你制定出商务档案保管工作的基本内容及保管要求,并与明天10:00之前交到我办公室,我们相互补充一下,以便尽快落实。
行政经理苏明
2007年11月15日
(1)商务档案保管工作的基本内容
商务档案保管工作的基本内容包括:①库房的日常管理工作;②商务档案的保护工作;③商务档案的修复工作。
(2)商务档案保管的要求
商务档案保管的要求主要有:①以预防为主,防患于未然;②分析损毁原因,掌握损毁规律;③采用先进技术手段,提高保管工作水平;④健全科学的档案保管制度:定期检查制度、保密制度、借阅利用制度和工作责任制度。
6. 秘书小陆身着正装来到总经理办公室,敲门后进入:“王总,考虑到您第二季度活动比较多,我为您制定了一份活动时间表。”表格格式正确,内容完整。
王总:“谢谢,我正需要呢。我刚刚接到电话,明天上午去市里开会,你安排张副总来接待大华公司的方总。”
小陆:“我马上安排。”她回到办公室在工作日志上做更改。办公桌上文件码放整齐,办公桌前面电话线、电脑线交叉拖曳。
工作人员小严进来:“陆秘书,我明天去工商局办理变更,需要开介绍信。”
小陆边拿介绍信、公章,边说:“我正要去张副总那汇报工作,你自己开吧。开好后把介绍信、公章放在桌子上就可以了。”
小陆在张副总办公室:“这是明天接待大华公司方总的接待计划。”
张副总:“接待规格变了,你要与对方做好解释工作。”
小陆:“哎呀,我忘记通知对方。”
张副总:“你怎么能让客人参观实验窒呢?”
小陆:“我去重新安排参观线路。”
第二天小陆提前来到接待室,整理环境,开窗通风。
大华公司的方总一行人来到公司大门口,没有人员迎接便自行来到接待室。
小陆和张副总马上迎上去,小陆抢先同来访客人握手,并主动用正确的手势引导客人进入接待室。
小陆让大华公司的方总一行人坐在离门口较近的沙发上,让张副总坐在离门口较远的沙发上。
突然小陆的手机响起,她向客人抱歉道:“对不起,我接个电话。”她转身离开到外面接电话。
问题:找出上述材料中小陆不正确的地方。
(1)办公桌前面电话线、电脑线交叉拖曳。
(2)让小严自己开介绍信。
(3)介绍信、公章放在桌子上。
(4)忘记通知对方接待规格变更。
(5)没有安排人员在大门口迎接。
(6)抢先与来访客人握手。
(7)安排主客座位不正确。
7. 你是宏远公司行政秘书高叶,下面是行政经理苏明需要你完成的任务。
便 条 高叶: 5月份,公司总裁一行五人将赴美国纽约进行商务洽谈,具体洽谈时间为当地时间5月10日9点开始,请书面整理以下内容,并在后天下班之前放在我办公桌上。 (1)说明出国需要办理的手续 (2)办理有关手续时携带的必备资料 (3)出行前秘书要为其做哪些准备工作 (4)洽谈开始时间为北京时间的几点 行政经理 苏明 2007年4月15日 |
(1)出国前需要办理的各种手续
①撰写出国申请;②办理护照;③办理签证;④办理《国际预防接种证书》;⑤办理出境登记卡:⑥订购机票。
(2)办理有关手续时应携带的必备资料
①办理护照应携带主管部门的出国任务书和出国人员政审批件、所去过有关公司的邀请函、2寸正面免冠半身相片等;②办理签证应携带护照;③办理出境卡应携带出国人员的护照、户口本、居民身份证。
(3)出行前秘书要做的准备工作
①办理出国相关手续;②了解外汇信息,办理兑换外汇;③准备随身携带的物品;④准备文件;⑤编写旅程时间表;⑥准备相关证件;⑦收集美国的背景资料。
(4)谈判开始时间为北京时间5月9日20点
8. 您是宏远公司行政秘书高叶,下面是行政经理苏明需要您完成的任务。
便条高叶:
公司因业务发展,新招聘了一位办公室秘书,安排其负责公司内外的信息核对。请你拟出信息核对的注意事项,并于今天下午14:00在二楼小会议厅向其介绍。
谢谢。
行政经理苏明
2007年4月15日
(1)校核的范围
信息核对的范围主要有:在信息中所需用的实事、观点、数据、图表、符号,以及时间、地点、人物等。
(2)信息校核的方法
信息校核的方法主要有溯源法、比较法、核对法、逻辑法、调查法和数理统计法。