二、判断题1. 水平沟通渠道指的是管理者通过一定的方式传送各种指令及政策给组织的下层,譬如,有关工作的指示、工作内容的描述、员工应该遵循的政策、程序、规章制度等。
对 错
B
[解析] 水平沟通渠道指的是组织系统中层次相当的个人及团体之间所进行的信息传递和交流。题干中描述的是向下沟通渠道的含义。
2. 北美与拉丁美洲之间的观念和行为方式差别不大。
对 错
B
[解析] 在时间观念上,北美与拉丁美洲之间的差异就非常明显。在美国,人们在商务活动中通常很守时,提前几分钟到达被认为是非常礼貌和正常的行为,而在一些南美国家时间观念不强,迟到一两个小时通常是可以接受的。
3. 所有的商务文书都要进行传递、运转。
对 错
B
[解析] 文书形成后,除了存本和定稿直接归卷保存外,其他文书文本都要进行传递、运转。
4. 良陛冲突是双方目标不一致形成的。
对 错
B
[解析] 一般来说,凡双方目的一致,但在所采取的手段或途径上有所不同而导致的冲突大多属于良性冲突。恶性冲突是双方目标不一致形成的。
5. 邀请早报记者参加时,新闻发布会应安排在上午举行。
对 错
B
[解析] 新闻发布会中若有早报记者参加,新闻发布会则应安排在中午、下午召开。
6. 开放式办公室内每个工作空间通过可移动的物品来分割,如办公桌椅、活动屏风、档案柜等,也可改变固定的设施,如电灯、暖气、隔墙及地面覆盖物等来分割。
对 错
B
[解析] 开放式办公室内每个工作空间通过可移动的物品来分割,如办公桌椅、活动屏风、档案柜等,但不改变固定的设施,如电灯、暖气、隔墙及地面覆盖物等。
9. 会前的最后检查,国际商务秘书至少应提前三天进驻会议场所,以充分做好会前的检查,保证会议流畅地进行。( )
对 错
B
[解析] 会前的最后检查,国际商务秘书至少应提前一天进驻会议场所,以充分做好会前的检查,保证会议流畅地进行。
10. 沟通中的噪音有内部噪音和外部噪音两种。
对 错
B
[解析] 沟通中的噪音可分为以下三种形式:外部噪音、内部噪音和语义噪音。
三、实务操作题1. 您是宏远公司行政秘书高叶,下面是行政经理苏明需要您完成的任务。
便条高叶:
针对最近商务档案管理中出现的问题,经研究决定由你负责商务档案保管工作。请你制定出商务档案保管工作的基本内容及保管要求,并与明天10:00之前交到我办公室,我们相互补充一下,以便尽快落实。
行政经理苏明
2007年11月15日
(1)商务档案保管工作的基本内容
商务档案保管工作的基本内容包括:①库房的日常管理工作;②商务档案的保护工作;③商务档案的修复工作。
(2)商务档案保管的要求
商务档案保管的要求主要有:①以预防为主,防患于未然;②分析损毁原因,掌握损毁规律;③采用先进技术手段,提高保管工作水平;④健全科学的档案保管制度:定期检查制度、保密制度、借阅利用制度和工作责任制度。
2. 您是宏远公司行政秘书高叶,下面是行政经理苏明需要您完成的任务。
便条高叶:
请你将介绍信管理方法以文字的形式整理出来,明天早上交到我处。
谢谢
行政经理苏明
2009年3月15日
介绍信是用来介绍被派遣人员的姓名、年龄、身份、接洽事项等情况的一种专用书信,具有介绍和证明的双重作用。介绍信管理的方法是:
(1)介绍信要由专人保管、专人填写。两联式的介绍信通常由单位秘书人员保管,根据需要填写;而临时性的介绍信则需要秘书人员审查、盖章。
(2)介绍信的出具要规范。出具介绍信要经过单位内部的审批手续,介绍信要填写清楚,介绍信的内容要与存根一致,如盖骑缝章,存根要保存备查。秘书人员不能私开空白介绍信。领用人要履行签字手续。
(3)介绍信有时限要求。介绍信要在有效时限内使用,过期无效。
(4)妥善处理未使用的介绍信。未使用的介绍信要交回原部门,粘贴于原存根处。
(5)慎重对待介绍信的遗失。如介绍信丢失,应登报声明作废。
3. 您是宏远公司行政秘书高叶,下面是行政经理苏明需要您完成的任务。
便条高叶:
公司决定2009年9月28日上午8:30在公司二楼会议室召开客户联谊会,会议半天,中午设有宴请。请你拟写一份带回执的会议通知,用备忘录的形式明天发给我,我看后再下发。
行政经理苏明
2009年3月15日
备忘录
发给:行政经理苏明
发自:秘书 高叶
时间:2009年9月16日
内容:
会议通知
为感谢广大客户长期以来对我公司的支持,定于2009年9月28日上午8:30在公司二楼会议室召开客户联谊会,会议半天,中午设有宴请。诚邀贵单位主管业务的领导和有关业务人员参加。
附:入场券2张,车位证1张
会议回执
请于9月25日前将回执寄回
A.我们准备( )人参加此次会议
B.我们不能参加此次会议
4. 下周一公司召开重要的会议。主要内容是推出机构改革方案,组织与会人员充分讨论方案的实施问题。会期3天,会议规模58人,您的上司希望您安排一个环境好的会议中心开会,您会如何选择会议中心?
作为组织实施人员,个人在选择会议中心时会考虑以下情况:
(1)借鉴以往的办会经验,从相关媒体和同事朋友中获得信息。会址尽量选择安静封闭的环境。
(2)通过电话、传真、网络等方式选定三、四家备选,从会议厅、客房、餐饮等方面进行服务和价格的比较。
(3)在比较的基础上选出两家与之具体洽谈。
(4)亲临现场检查相关措施。
(5)要注意会议地点的停车位是否充足,并在回来后画出会议地点的详细路线图。
(6)将两家备选的费用、交通、客房、餐厅、会议室等具体情况和价格明细上报领导,由领导选择其中之一。
5. 您是宏远公司行政秘书高叶,下面是行政经理苏明需要您完成的任务。
便条高叶:
公司拟4月25日召开公司年会,各分公司经理以上人员全部参加,会议规模150人,会期5天,希望安排在一处安静、封闭且环境较好的会议中心开会。请将选址注意事项发给我。
行政经理苏明
2008年4月15日
选址注意事项主要有:
(1)会场地点;
(2)会场大小;
(3)会场环境;
(4)会场附属设施;
(5)考虑停车场;
(6)会议场地租金。
6. 下周一公司召开重要的会议。主要内容是推出机构改革方案,组织与会人员充分讨论方案的实施问题。会期3天,会议规模58人,您的上司希望您安排一个环境好的会议中心开会,您会如何选择会议中心?
作为组织实施人员,个人在选择会议中心时会考虑以下情况:
(1)借鉴以往的办会经验,从相关媒体和同事朋友中获得信息。会址尽量选择安静封闭的环境。
(2)通过电话、传真、网络等方式选定三、四家备选,从会议厅、客房、餐饮等方面进行服务和价格的比较。
(3)在比较的基础上选出两家与之具体洽谈。
(4)亲临现场检查相关措施。
(5)要注意会议地点的停车位是否充足,并在回来后画出会议地点的详细路线图。
(6)将两家备选的费用、交通、客房、餐厅、会议室等具体情况和价格明细上报领导,由领导选择其中之一。
7. 您是宏远公司行政秘书高叶,下面是行政经理苏明需要您完成的任务。
便条高叶:
公司决定2009年9月28日上午8:30在公司二楼会议室召开客户联谊会,会议半天,中午设有宴请。请你拟写一份带回执的会议通知,用备忘录的形式明天发给我,我看后再下发。
行政经理苏明
2009年3月15日
备忘录
发给:行政经理苏明
发自:秘书 高叶
时间:2009年9月16日
内容:
会议通知
为感谢广大客户长期以来对我公司的支持,定于2009年9月28日上午8:30在公司二楼会议室召开客户联谊会,会议半天,中午设有宴请。诚邀贵单位主管业务的领导和有关业务人员参加。
附:入场券2张,车位证1张
会议回执
请于9月25日前将回执寄回
A.我们准备( )人参加此次会议
B.我们不能参加此次会议
8. 您是宏远公司行政秘书高叶,下面是行政经理苏明需要您完成的任务。
便条高叶:
请你将介绍信管理方法以文字的形式整理出来,明天早上交到我处。
谢谢
行政经理苏明
2009年3月15日
介绍信是用来介绍被派遣人员的姓名、年龄、身份、接洽事项等情况的一种专用书信,具有介绍和证明的双重作用。介绍信管理的方法是:
(1)介绍信要由专人保管、专人填写。两联式的介绍信通常由单位秘书人员保管,根据需要填写;而临时性的介绍信则需要秘书人员审查、盖章。
(2)介绍信的出具要规范。出具介绍信要经过单位内部的审批手续,介绍信要填写清楚,介绍信的内容要与存根一致,如盖骑缝章,存根要保存备查。秘书人员不能私开空白介绍信。领用人要履行签字手续。
(3)介绍信有时限要求。介绍信要在有效时限内使用,过期无效。
(4)妥善处理未使用的介绍信。未使用的介绍信要交回原部门,粘贴于原存根处。
(5)慎重对待介绍信的遗失。如介绍信丢失,应登报声明作废。