二、判断题3. 批办是文书办理的核心。
对 错
B
[解析] 文书的办理包括签收、拆封、登记、分文、拟办、批办、传阅、承办和催办等环节,其中,承办是核心,其他环节都是围绕承办而展开的。
9. 口岸在安全检查中,安检工作人员不能对旅客行李手工翻查以及男女检查员分别进行搜身检查。( )
对 错
B
[解析] 口岸在安全检查中一般有以下四种检查方法:①电视监测机;②探测检查门;③磁性探测器;④人工检查,即由安检工作人员对旅客行李手工翻查和男女检查员分别进行搜身检查等。
三、实务操作题1. 您是宏远公司行政秘书高叶,下面是行政经理苏明需要您完成的任务。
便条高叶:
公司将于4月25日上午9点召开销售工作会议,主要内容:上半年工作总结;部署下半年销售任务;销售人员的调整;销售部介绍上半年销售工作经验;宣读公司销售人员的招聘方案。请设计一份会议议程表,完成后用备忘录的形式发给我。
谢谢。
行政经理苏明
2008年4月15日
会议议程表设计如下:
备忘录
发给:行政经理苏明
发自:秘书 高叶
时间:2008年4月18日
宏远公司销售工作会议议程表
公司销售工作会议将于4月25日上午9点在公司二楼会议室召开。
(1)宣布议程
(2)说明有关人员的缺席情况
(3)上半年工作总结报告
(4)销售部经验介绍
(5)销售部人员招聘方案
(6)下半年销售任务
2. 你是A公司的秘书于果,下面是你的经理给你的任务。
便条于果:
请你汇总一份资料,注明收集信息的渠道类型,并于本月15号之前交给我。
谢谢
王苏真
2006年11月11日
商务信息收集的渠道有多种,主要是:
(1)信息网络渠道
信息网络是专门负责信息的收集、加工和处理的系统,包括信息组织、信息工作人员和信息工具等。信息网络能够有效地收集信息和敏感地反馈信息。
(2)行政组织渠道
行政组织渠道一是指按地区部门的行政隶属关系,通过请示汇报、业务联系、工作的督促检查评比等形式进行信息收集;二是指通过行政组织系统内部报送的工作安排、工作总结、调研报告、领导讲话等各种行政公文收集信息。
(3)科研渠道
科研渠道即从科研机关或科研成果中获得信息。不论是社会科学还是自然科学的研究机关,他们对自身研究对象收集系统的信息材料,其研究成果常是信息源。
(4)社会团体渠道
社会团体渠道是指通过对各种社会团体召开的会议、组织的社会活动、编印的文字资料进行信息收集,以拓宽信息收集的覆盖面。
(5)调查渠道
调查渠道是有目的、有重点、主动收集信息的重要方法,可弥补其他信息渠道的不足,并挖掘出层次更深、质量更高的信息内容。
(6)媒体渠道
媒体渠道是指通过各种印刷品取得信息的渠道。如从文件中可以了解各发文单位的情况;通过报刊杂志,可以获得最新的社会政治动态,了解民情民意。
(7)联机信息检索渠道
联机信息检索是指将用户终端与检索中心(计算机)用通讯线路直接连接,用户通过终端输入提示、指令,使检索中心的计算机联合运行,从众多数据库中直接找出信息,以提供给用户的信息检索过程。这种检索方法是检索速度快、可收集信息网中所提供的各种信息。
(8)信息机构渠道
信息机构渠道是指依托信息中介机构定向收集相关信息,有偿利用他们所存储的丰富的信息资源。
(9)关系渠道
关系渠道是指往来关系、横向人际关系、纵向从属关系等渠道。在业务往来活动中获得信息。
3. 您是宏远公司行政秘书高叶,下面是行政经理苏明需要您完成的任务。
便条高叶:
公司因业务发展,新招聘了一位办公室秘书,安排其负责公司内外的信息核对。请你拟出信息核对的注意事项,并于今天下午14:00在二楼小会议厅向其介绍。
谢谢。
行政经理苏明
2007年4月15日
(1)校核的范围
信息核对的范围主要有:在信息中所需用的实事、观点、数据、图表、符号,以及时间、地点、人物等。
(2)信息校核的方法
信息校核的方法主要有溯源法、比较法、核对法、逻辑法、调查法和数理统计法。
4. 您是宏远公司行政秘书高叶,下面是行政经理苏明需要您完成的任务。
便条高叶:
请你向办公室新来的秘书介绍会议记录的主要内容以帮助她完成日后的会议记录工作,于9月18日交给我审阅。
谢谢
行政经理苏明
2008年9月15日
会议记录的主要内容有:
(1)会议描述:包括会议类型、日期、时间、地点。
(2)与会者姓名:主席的名字应在最前面,记录员的名字在最后面。
(3)会议过程:宣读上次会议记录、由会议记录中产生的问题、通讯情况、一般事务、决议(应包括会议上的确切措辞)、其他事务(按在会上进行的顺序记录)、下次会议日期。
(4)主席签名:会议记录在主席签名后应写上会议日期。
5. 您是宏远公司行政秘书高叶,下面是行政经理苏明需要您完成的任务。
便条高叶:
公司新聘用一批大学毕业生,他们对国际商务礼仪的功能和作用不太了解,请你拟出该方面的相关知识,交我审阅。
行政经理苏明
2010年7月5日
国际商务礼仪作为企业文化、企业理念不可或缺的组成部分,对于塑造良好形象,扩大国际商务交往,促进事业成功都具有十分重要的作用。国际商务礼仪的作用主要有:
(1)沟通作用
国际商务活动是一种双向交往活动,交往的成功与否,首先取决于沟通的效果如何。对于秘书这么一个中介性的岗位,需要与方方面面的人打交道,处理各种关系,安排各种活动。良好的礼仪容易使人们之间的感情得到沟通,从而建立起良好的人际关系,使商务交往取得成功。反之,如果不注意良好得体的商务礼仪,则很容易产生感情排斥,给对方以不佳印象,造成人际关系紧张,进而影响到商务活动的顺利进行。
(2)协调作用
国际商务礼仪是商务交往和谐发展的调节器,遵循它有助于调节感情、增进理解,加强人们之间的相互尊重、友好合作的关系,也可缓解进而消除那些不必要的障碍。秘书人员在与本组织中的其他成员、或同商务交往对象的人员发生关系时,必须恰当地运用礼仪,其表现出来的协调能力制约着商务目标的实现。
(3)规范作用
礼仪最基本的功能就是规范各种行为。一方面,国际商务礼仪可指导人们在商务活动中的行为和思维习惯,充分体现长期以来共同遵守、约定俗成的惯例;通过人们的言谈举止以及处理各种关系所遵循的原则与态度,树立起遵纪守法、遵守社会公德的良好形象,确定与商务交往对象的平等相处。另一方面,国际商务礼仪也可帮助秘书人员把准自己的位置,规范自己的行为,加强自身修养,从而更好地满足秘书作为辅助者的服务性要求。
(4)形象作用
遵循国际商务礼仪规范的好坏,既能展示秘书的素质,又能反映企业形象。对于个人来说,商务礼仪是其文化修养、交际能力的外在表现;对于企业来说,商务礼仪是其价值观念、道德理念、员工整体素质的集中体现。
6. 您是宏远公司行政秘书高叶,下面是行政经理苏明需要您完成的任务。
便条高叶:
公司决定2009年9月28日上午8:30在公司二楼会议室召开客户联谊会,会议半天,中午设有宴请。请你拟写一份带回执的会议通知,用备忘录的形式明天发给我,我看后再下发。
行政经理苏明
2009年3月15日
备忘录
发给:行政经理苏明
发自:秘书 高叶
时间:2009年9月16日
内容:
会议通知
为感谢广大客户长期以来对我公司的支持,定于2009年9月28日上午8:30在公司二楼会议室召开客户联谊会,会议半天,中午设有宴请。诚邀贵单位主管业务的领导和有关业务人员参加。
附:入场券2张,车位证1张
会议回执
请于9月25日前将回执寄回
A.我们准备( )人参加此次会议
B.我们不能参加此次会议