三、填空题1. 公众具有共同性、多维性、______、互动性四个特征。
2. 企业信用档案按其构成可以分为______大类。
3. 邀请包括信息发布、______和确认通知3个程序。
4. 时间ABC分类法将自己工作按轻重缓急分为:A(紧急、重要)、B(次要)和______。
6. 筹划宴请包括宴请的目的、邀请范围、______和宴请形式四项内容。
7. 整个沟通过程包括入个要素:______、信息、渠道、噪音、反馈和环境。
8. 商务档案按照档案的内容划分属于______档案。
9. 办公环境要素包括空气、光线、声音、空间和______。
10. 根据商务文书书写的要求Please do not fail to send your us your reply by fax by June 20最好改写为______。
Please be sure to fax us your reply by June 20
五、实务操作题1. 你是宏远公司秘书于果,下面是你的上司苏杭需要你完成的任务。
便条
于果:
下周将来一位新秘书,请你根据自己这两年编制时间表的经验列出下面两个问题的内容,交给新员工参考。
(1)编制时间表的方法
(2)根据以下内容编制下周周计划表
周一:上午9:00——部门经理例会约三小时
周二:下午2:00——拜访凯月公司黄总,大概1小时
周三:上午10:00-——参加后勤部会议,大概1小时
周四:上个9:00-——在会议室接待大华公司方经理等三人,大概1小时,12:00在餐厅宴请方经理一行。
周五:下午3:00——乘飞机去北京。
谢谢。
苏杭
2006年11月19日
编制方法:
(1)根据需求确定编制时间的周期
(2)收集并列出该阶段所有工作、活动或任务;
(3)发现活动有矛盾,主动与负责人协商,及时调整。
(4)按照时间顺序将任务排列清晰;
(5)绘制表格,标明日期、时间和适合的行、列项目;
(6)用简明的文字将信息填入表格,包括内容、地点。
下周时间表:
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星期一 |
星期二 |
星期三 |
星期四 |
星期五 |
9:00 |
部门经理例会 |
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接待大华公司方经理 |
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10:00 |
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参加后勤部会议 |
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11:00 |
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12:00 |
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宴请方经理 |
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13:00 |
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14:00 |
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拜访凯月公司黄总 |
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15:00 |
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乘飞机去北京 |
16:00 |
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2. 你是宏远公司秘书于果,下面是你的上司苏杭需要你完成的任务。
便条
于果:
请你起草秘书值班工作的主要内容和值班要求,以便新来的秘书小黄参考。
谢谢。
苏杭
2006年10月15日
值班内容:
(1)秘书值班电话记录内容:来电时间、来电单位、来电人员姓名、来电内容。
(2)秘书值班接待纪录内容:来访人员的姓名、联系事由、联系方法等。
(3)秘书值班日志主要内容:对外的信函、电报、反映情况、外来的电话等
(4)秘书值班时应进行认真登记,使接班人员保持工作的连续性,并及时将重要或需紧急处理的信息向有关人员通报。
值班要求:
(1)忠于职守,小心谨慎,热情接待,注意保密
(2)做好值班记录:包括值班日志、电话记录、接待记录。
3. 公司最近购置了三台配置较高的笔记本电脑,准备分配给下属部门使用,但财务、计划、后勤、供销等几个部门纷纷找到公司的领导,强调本部门的重要和贡献,要求优先得到笔记本。
问题:你的上司要求你在电脑分配过程中做好与各部门的沟通,你会从哪些方面着手?
(1)各部门之间进行横向沟通
(2)选择针对性的沟通形式,召开座谈会,听取各部门意见
(3)在沟通过程要求各部门倾听别的部门发言
(4)引导各部门换位思考
(5)其他有见地的方法
附:论述质量
4. 你的上司要在2006年9月去德国一家公司参观考察,你得替他设计一份商务旅行计划,请你列出编制商务旅行计划时需考虑的因素。
(1)秘书应把计划复印三份,一份给上司,一份存档,一份留给自己。如果办公室其他人想要并有权利要,应再额外准备一份。
(2)商务旅行计划应包括:
城市名和省(州)名(如果是国外旅行,写明城市名和国家名)
日期和时间,
与上司约会者的姓名
公司名称和地址
电话号码
任何备注或特别要提醒的事情。
5. 秘书小陆身着正装来到总经理办公室,敲门后进入:“王总,考虑到您第二季度活动比较多,我为您制定了一份活动时间表。”表格格式正确,内容完整。
王总:“谢谢,我正需要呢。我刚刚接到电话,明天上午去市里开会,你安排张副总来接待大华公司的方总。”
小陆:“我马上安排。”回到办公室在工作日志上做更改。办公桌上文件码放整齐,办公桌前面电话线、电脑线交叉拖曳。
工作人员小严进来:“陆秘书,我明天去工商局办理变更,需要开介绍信。”
小陆边拿介绍信、公章,边说:“我正要去张副总那汇报工作,你自己开吧。开好后把介绍信、公章放在桌子上就可以了。”
小陆在张副总办公室:“这是明天接待大华公司方总的接待计划。”
张副总:“接待规格变了,你要与对方做好解释工作。”
小陆:“哎呀,我忘记通知对方。”
张副总:“你怎么能让客人参观实验室呢?”
小陆:“我去重新安排参观线路。”
第二天小陆提前来到接待室,整理环境,开窗通风。
大华公司的方总一行人来到公司大门口,没有人员迎接便自行来到接待室。
小陆和张副总马上迎上去,小陆抢先同来访客人握手,并主动用正确的手势引导客人进入接待室。
小陆让大华公司的方总一行人坐在离门口较近的沙发上,让张副总坐在离门口较远的沙发上。
突然小陆的手机响起,她向客人抱歉到:“对不起,我接个电话。”转身离开到外面接电话。
问题:找出上述材料中小陆不正确的地方。
(1)公桌前面电话线、电脑线交叉拖曳
(2)让小严自己开介绍信
(3)介绍信、公章放在桌子上
(4)忘记通知对方接待规格变更
(5)没有安排人员在大门口迎接
(6)抢先同来访客人握手
(7)安排主客座位不正确