三、填空题1. 国际商务秘书工作原则:保密、准确、______。
2. 构成安全健康的办公室环境的基本要素有:空气、光线、声音、空间、______五种。
3. 值班制度通常包括:信息处理制度、岗位责任制度、保密制度和______。
4. 邀请函一般由:标题、______、正文、落款和日期组成。
5. 商务档案工作的基本要求有:维护档案的完整与安全、便于利用和______。
6. 信息存储的步骤有:登记、______、存放排列和保管。
8. 合同之外的国际商务谈判包括:谈判时间、______、谈判地点和其他事宜。
10. 正式而隆重的宴请一定要对现场进行布置,其布置的主要事项有:______、摆放鲜花、放置席位卡、背景布置、选定背景音乐和制作节目单。
五、实务操作题1. 您是宏远公司行政秘书高叶,下而是行政经理苏明需要您完成的任务。
便条
高叶:
公司将于4月25日上午9点召开销售工作会议,主要内容:上半年工作总结;部署下半年销售任务;销售人员的调整;销售部介绍上半年销售工作经验;宣读公司销售人员的招聘方案。请设计一份会议议程表,完成后用备忘录的形式发给我。
谢谢。
行政经理 苏明
2007年4月15日
会议议程安排备忘录
备忘录
发给:行政经理 苏明
发自:秘书 高叶
时间:2007年4月18日
宏远公司销售工作会议议程表
公司销售工作会议将于4月25日上午9点在公司二楼会议室召开。
(1)宣布议程
(2)说明有关人员的缺席情况
(3)上半年工作总结报告
(4)销售部经验介绍
(5)销售部人员招聘方案
(6)下半年销售
2. 您是宏远公司行政秘书高叶,下而是行政经理苏明需要您完成的任务。
便条
高叶:
公司因业务发展,新招聘了一位办公室秘书,安排其负责公司内外的信息核对。请你拟出信息核对的注意事项,并于今天下午14:00在二楼小会议厅向其介绍。
谢谢。
行政经理 苏明
2007年4月15日
信息核对的注意事项
(1)校核的范围:信息中所需用的实事、观点、数据、图表、符号,以及时间、地点、人物等。
(2)信息校核的方法
A.溯源法 B.比较法 C.核对法
D.逻辑法 E.调查法 F.数理统计法
3. 公司最近购置了三台配置较高的笔记本电脑,准备分配给下属部门使用,但财务、计划、后勤、供销等几个部门纷纷找到公司的领导,强调本部门的重要和贡献,要求优先得到笔记本。您的上司要求您在电脑分配过程中做好与各部门的沟通,您会从哪些方面着手?
您的上司要求您在电脑分配过程中做好与各部门的沟通,从哪些方面着手?
(1)各部门之间进行横向沟通
(2)选择针对性的沟通形式,召开座谈会,听取各部门意见
(3)在沟通过程要求各部门倾听别的部门发言
(4)引导各部门换位思考
4. 您是宏远公司行政秘书高叶,下而是行政经理苏明需要您完成的任务。
便条
高叶:
为了答谢各经销商对我公司事业的支持,公司定于6月5日晚宴请各经销商(此次宴会将宴请国外的经销商),请编写宴请程序。
谢谢。
行政经理 苏明
2007年4月15日
说明宴请的程序?
(1)门口迎宾 (2)专门人员引领
(3)给客人作介绍 (4)陪同客人
(5)引导客人入席 (6)按时开席
(7)如有正式讲话,各国安排时间尽量一致
(8)吃完水果,主人与主宾起来,宴会结束
5. 您是宏远公司行政秘书高叶,下而是行政经理苏明需要您完成的任务。
便条
高叶:
下周公司将新来一位秘书,请你根据自己对办公用品库存保管的经验,就办公用品的发放手续形成书面材料交到我处。
谢谢。
行政经理 苏明
2007年4月15日
5、办公用品的发放手续?
(1)健全严格的领用审批制度
A.建立严格的领用审批制度,并切实遵守制度
B.适时适量发放
C.保证重点,兼顾一般
(2)坚持严格的发放登记和审批手续
(3)认真清点,核实发放
对办公用品要定期核查,以免造成公用财产的流失和浪费。
(4)制定节约制度,杜绝浪费倾向
(5)严格办公设施的使用制度