三、填空题1. 办公管理程序的特征:择优性、稳定性、______。
2. 商务文书工作的原则:及时、准确、安全、精简、高效和______。
3. 礼仪的特点有:规范性、______、可操作性、变动性、______。
5. 正式而隆重的宴请一定要对现场进行布置,其布置的主要事项有:______、摆放鲜花、放置席位卡、背景布置、选定背景音乐和制作节目单。
6. 办公管理程序的特征有择优性、______和可操作性。
7. 合同之外的国际商务谈判包括:谈判时间、______、谈判地点和其他事宜。
8. 正式而隆重的宴请一定要对现场进行布置,其布置的主要事项有:______、摆放鲜花、放置席位卡、背景布置、选定背景音乐和制作节目单。
9. 邀请函一般由:标题、______、正文、落款和日期组成。
10. 进口货物适用哪种税率,决定于______。
五、实务操作题1. 你是宏远公司行政秘书高叶,下面是行政经理苏明需要你完成的任务。
便 条 高叶: 为了答谢各经销商对我公司事业的支持,公司定于6月5日晚宴请各经销商(此次宴会将宴请国外的经销商),请编写宴请程序。 谢谢。 行政经理 苏明 2007年4月15日 |
(1)门口迎宾;(2)专门人员引领;(3)给客人做介绍;(4)陪同客人;(5)引导客人入席;(6)按时开席;(7)如有正式讲话,各国在安排时间上尽量一致;(8)吃完水果,主人与主宾站起来,宴会结束。
2. 你是A公司的秘书于果,下面是你的经理给你的任务。
便条 于果: 下周一的例会上由你作专题发言,题目是“办公室环境的布置要求”,请你把发言内容在11月13日以备忘录的形式发给我审阅。 谢谢。 王苏真 2006年11月11日 |
备忘录
发自:秘书 于果
发给:经理 王苏真
日期:2006年11月13日
内容:
1.方便
办公室的布局应该从方便出发,这样才能提高工作效率。一个高效的办公室,不一定要有高档的设备,只要适当地放置一些工艺品或绿色植物,就可以改善办公室的单调风格,但注意不要流于粗俗,否则,将会影响整个组织的形象,因为,办公室是一个组织的门面和“窗口”。
2.舒适整洁
采光、色彩、湿度、噪音、环境布置等对办公室工作人员在不同程度上都会有影响,所以,对一个办公室来说,很重要的就是要做到舒适整洁。在办公室、办公桌、抽屉中都不要放置与办公无关的东西,办公用品的摆放要井然有序。窗户玻璃要擦抹干净,做到窗明几净。在这样的环境里工作,人们自然会感到心情舒畅,自然办公效率也高。
3.和谐统一
在干净的自然环境里,如果再有一个和谐的人际关系,就能激发办公室人员的团队精神,取得更佳的工作效果。
4.安全
保证组织的物品和信息安全是秘书人员的重要职责之一,也是优化办公室环境不可忽略的一个原则。
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3. 某公司总经理告诉秘书小黄,今天上午要集中精力写一份重要的报告,不希望被任何事情所打扰。但不久,来了一位陌生人,说要向总经理推荐他们的一种新产品。小黄告诉他,今天总经理不在公司。谁知恰巧这时总经理打开房门,要小黄进总经理办公室给他找一份文件。此情形令小黄非常尴尬,只好解释今天总经理工作特别忙,不接待任何来访。客人非常不高兴地离开了。
问题:这件事小黄怎样处置会更妥当一些?并简要说明理由。
(1)当上司不能接见来访者时,秘书应该诚恳地说出恰当理由,以免来访者误会。(2)说话时要看着对方的眼睛,以体现诚恳,博取对方好感。(3)具体操作如下:由于总经理公务繁忙,应对来访者说:“真对不起,某某现在正忙,放不下手边的事。您看这样好不好,改日再与您联系,实在麻烦您,很抱歉。”当来访者离开时,因为让对方白跑一趟,所以秘书的态度应格外地友善,尤其是对初次来访的客人,要指点其回程的路线以及交通工具的时刻表,留意一下他是否有忘记带走的物品,尽量博取对方的好印象。如果来访者有物品要求托管,秘书应该双手接过物品,除非是太重的物品,否则都要拿到腰部以上的位置,以示尊重。
4. 公司最近购置了三台配置较高的笔记本电脑,准备分配给下属部门使用,但财务、计划、后勤、供销等几个部门纷纷找到公司的领导,强调本部门的重要性和贡献,要求优先得到笔记本。你的上司要求你在电脑分配过程中做好与各部门的沟通,你会从哪些方面着手?
各部门之间进行横向沟通;(2)选择针对性的沟通形式,召开座谈会,听取各部门的意见;(3)在沟通过程中要求各部门倾听别的部门发言;(4)引导各部门换位思考。
5. 您是宏远公司行政秘书高叶,下面是行政经理苏明需要您完成的任务。
便条
高叶:
为了进一步规范公司名片设计和制作,请你拟写一份关于名片设计和制作的基本要求,于6月16日前交我审阅。
谢谢
行政经理苏明
2011年5月28日
名片设计和制作基本要求:
(1)在名片上注明各组成内容的尺寸
(2)名片文字要横排版面
(3)应有公司的标志或馓记
(4)名片持有人的姓名、职务
(5)公司名称、地址、电话、传真、邮编
(6)电子信箱
(7)姓名和公司的名称要比其他字的字号大