一、单项选择题在下列每小题的四个备选答案中选出一个正确的答案。
五、实务操作题1.
实务1
你是宏远公司行政秘书高叶,下面是行政经理苏明需要你完成的任务。
便 条 高叶: 公司将于4月25日上午9点召开销售工作会议,主要内容:上半年工作总结;部署下半年销售任务;销售人员的调整;销售部介绍上半年销售工作经验;宣读公司销售人员的招聘方案。请设计一份会议议程表,完成后用备忘录的形式发给我。 谢谢。 行政经理 苏明 2007年4月15日 |
备忘录
发给:行政经理 苏明
发自:秘书 高叶
日期:2007年4月18日
宏远公司销售工作会议议程表
公司销售工作会议将于4月25日上午9点在公司二楼会议室召开。
(1)宣布议程
(2)说明有关人员的缺席情况
(3)上半年工作总结报告
(4)销售部经验介绍
(5)销售部人员招聘方案
(6)下半年销售
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2.
实务2
你是宏远公司行政秘书高叶,下面是行政经理苏明需要你完成的任务。
便 条 高叶: 公司因业务发展,新招聘了一位办公室秘书,安排其负责公司商务文书运转工作。请你概括商务文书工作的主要内容,并于今天下午14:00在二楼小会议厅向其介绍。 谢谢。 行政经理 苏明 2007年4月15日 |
(1)文书的制作;(2)文书的传递;(3)文书的办理;(4)文书的管理;(5)文书的立卷归档或销毁。
3.
实务4
秘书小张身穿牛仔裤在给办公室工作人员小王布置工作:“起草明天销售会议的通知;第5期的工作简报复印20份;为李经理预订3天后去北京的火车票;打电话给酒店确定晚上宴会的准备情况。”
小王有些犹豫:“这么多事我上午能做完吗?”
小张:“要学会合理安排工作,按轻重缓急的原则分清先后次序。”
小王:“我尽量。”
小王走后,小张整理桌子上的文件,按分类装入不同的文件夹。传来敲门声。
小张头也不抬:“请进”。
来访的人自我介绍:“我是利康公司宣传处的刘玫,我要写一篇关于双方技术合作的宣传报道,想从你这里了解些情况。”
小张主动与其握手:“欢迎,请坐。”忙着准备茶水。
刘玫递过名片:“这是我的名片。”
小张一只手接过名片,转身放在桌上。
小张拿出一本已整理好的材料递给刘攻:“这是关于双方技术合作的有关资料,你可以作为参考。”
刘玫:“太感谢你了。”
小张:“有些技术数据可要注意保密呀。”
电话响了一声小张立即接起:“喂,哪一位。”
李总的声音:“在立宁公司的协助下,我们公司在这一届的科博会上获发明奖,请你以公司名义写一封感谢信,用传真的形式发给他们。”
小张:“好,我马上写。”
刘玫:“你忙吧,我先告辞了,谢谢你的接待。”
小张:“别客气,我还有事,不送了。”
小张用计算机打印感谢信,感谢信结构完整、格式正确。
小张拨通电话,将感谢信正面朝上放进传真机,按下发送按钮,传真完毕取回原件。
小张取来一摞资料,边阅读边做记号,并用剪刀剪下,放在标有“信息资料”的文件夹中。
小张打开办公桌抽屉拿出零食,边吃边拨通电话:“老同学,今晚我们一起去看电影怎么样。”
要求:请找出该事件小张处置的不妥之处。
(1)着装不规范;(2)接名片动作不规范;(3)接过名片后不认真阅读,随手放桌上;(4)接电话应在铃声响两声后;(5)接电话语言不规范;(6)没有送客;(7)不会正确使用传真机;(8)上班时间吃零食;(9)上班时间打私人电话;(10)接待礼仪不规范,客人进门没有抬头招呼、起立。
4.
实务3
你是宏远公司行政秘书高叶,下面是行政经理苏明需要你完成的任务。
便 条 高叶: 5月份,公司总裁一行五人将赴美国纽约进行商务洽谈,具体洽谈时间为当地时间5月10日9点开始,请书面整理以下内容,并在后天下班之前放在我办公桌上。 (1)说明出国需要办理的手续 (2)办理有关手续时携带的必备资料 (3)出行前秘书要为其做哪些准备工作 (4)洽谈开始时间为北京时间的几点 行政经理 苏明 2007年4月15日 |
(1)出国前需要办理的各种手续
①撰写出国申请;②办理护照;③办理签证;④办理《国际预防接种证书》;⑤办理出境登记卡:⑥订购机票。
(2)办理有关手续时应携带的必备资料
①办理护照应携带主管部门的出国任务书和出国人员政审批件、所去过有关公司的邀请函、2寸正面免冠半身相片等;②办理签证应携带护照;③办理出境卡应携带出国人员的护照、户口本、居民身份证。
(3)出行前秘书要做的准备工作
①办理出国相关手续;②了解外汇信息,办理兑换外汇;③准备随身携带的物品;④准备文件;⑤编写旅程时间表;⑥准备相关证件;⑦收集美国的背景资料。
(4)谈判开始时间为北京时间5月9日20点
5.
实务5
总经理帕森下午2:00要和业务部共同讨论如何开展某商品在郊区的销售工作,这项销售工作的成败与公司是否能达到今年度的销售预算有很大关联;接着,下午4:00又要与一位客户商洽一笔重要的交易,他希望花一个小时的时间和这个客户商讨,5:00,结束。但是恰巧当天上午,办公室又收到某一政府单位临时开会的通知书,上面写着会议的时间是下午3:00,必须由帕森亲自参加,而且通知书上没有写清会议结束的具体时间。
问题:如果你是帕森先生的秘书,你该怎么办呢?并简要说明理由。
因为下午2点开始的讨论会到3点一定无法结束,而3点开始的会议,又不知道什么时候结束,所以4点与客户的约会可能会受到影响。3点开始的会议必须参加,不能变更;4点的约会,涉及一笔很大的交易,最好能在当天谈完;2点开始的讨沦,参加的人员都是内部员工,可以将时间延迟。
这样就可以进行如下变更:下午2点与客户谈生意;3点参加政府机关的会议;4点半或5点开讨论会。