一、单项选择题在下列每小题的四个备选答案中选出一个正确的答案。
五、实务操作题1.
实务1
你是宏远公司行政秘书高叶,下面是行政经理苏明需要你完成的任务。
便 条 高叶: 公司将于11月20日上午9点召开科技成果研讨会,主要内容:上午9:00~10:00在会议厅听报告,10:10~11:50在二楼演示厅观看科技成果演示,12:00~13:00公司餐厅用自助餐,13:30~15:00在一楼多功能厅听国内知名专家做报告,15:10~17:00在三楼大厅观摩科技成果应用,17:30~19:30ABC宴会。除听报告需全体参加外,其他活动都是自由参加。请设计一份会议日程安排表,明天以备忘录的形式发给我。 谢谢。 行政经理 苏明 2007年11月15日 |
备忘录
发给:行政经理 苏明
发自:秘书 高叶
时间:2007年11月16日
日 期 |
时 间 |
内容安排 |
地点 |
参与人 |
备注 |
2007年 11月20日 |
9:00~10:00 |
听报告 |
会议厅 |
全体与会人员 |
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10:10~11:50 |
科技成果演示 |
二楼演示厅 |
自由参加 |
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12:00~13:00 |
自助午餐 |
公司餐厅 |
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13:30~15:00 |
听报告 |
一楼多功能厅 |
国内知名专家及全 体与会人员 |
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15:10~17:00 |
现场观摩 |
三楼大厅 |
自由参加 |
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17:30~19:30 |
晚餐 |
ABC |
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2.
实务2
你是宏远公司行政秘书高叶,下面是行政经理苏明需要你完成的任务。
便 条 高叶: 近来,部门经理反映由于公司员工的电话留言不完整,经常发生对客户回电不及时的现象。请列出来电留言应包括的信息,并设计一份公司留言表的样本。 谢谢。 行政经理 苏明 2007年11月15日 |
来电留言中应包括的信息有:接收人姓名、留言人姓名、单位、电话、来电人基本要求、留言内容、记录人、时间、日期。
电话记录单
某某公司电话记录
记录人:______
日期: 年 月 日 时间:上午/下午 点 分
致: 先生/女士/小姐 是否回电: 是 否
来电人: 先生/女士/小姐来电人单位:
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来电人电话号码:
留言: |
3.
实务3
你是宏远公司行政秘书高叶,下面是行政经理苏明需要你完成的任务。
便 条 高叶: 5月份公司总裁一行五人将赴美国纽约进行商务洽谈,具体洽谈时间为当地时间5月10日9点开始,请书面整理以下内容,并在后天下班之前放在我办公桌上。 (1)说明出国需要办理的手续 (2)办理有关手续时携带必备资料 (3)出行前秘书要为其做哪些准备工作 (4)洽谈开始时间为北京时间的几点 谢谢。 行政经理 苏明 2007年4月15日 |
(1)出国前需要办理的各种手续
①撰写出国申请;②办理护照;③办理签证;④办理《国际预防接种证书》;⑤办理出境登记卡;⑥订购机票。
(2)应携带的必备资料
①办理护照应携带主管部门的出国任务书和出国人员政审批件、所去过有关公司的邀请函、2寸正面免冠半身相片等;②办理签证应携带护照;③办理出境卡应携带出国人员的护照、户口本、居民身份证。
(3)出行前秘书要做的准备①办理出国相关手续;②了解外汇信息,办理兑换外汇;③准备随身携带物品;④准备文件;⑤编写旅程时间表;⑥准备相关证件;⑦收集美国的背景资料。
(4)谈判开始时间为北京时间5月9日20点
4.
实务4
秘书小张身穿牛仔裤来到总经理办公室,敲门后进入:“张总,考虑到这个月活动较多,为您制定了本月的活动时间表。”表格格式正确,内容完整。
张总:“谢谢,我正需要呢。我刚刚接到电话下午去开会,你安排李副总接待下午来访的主要供应商方总。”
小张:“我立刻安排。”她回到办公室便更改工作日志。办公室文件堆积如山,办公桌前电话线、电脑线交叉拖曳。
工作人员小王进来:“张秘书,下午去工商局,需要开介绍信。”
小张边拿介绍信、公章,边说:“我现在非常忙,你自己开吧,开好后,把介绍信、公章放在桌上。”随后就出门前往李副总办公室。
小张:“这是下午接待方总的接待计划。”
李副总:“接待规格变了,有没有同对方解释?”
小张:“我忘记通知对方,我会立刻向对方解释。”
李副总看了接待计划责备道:“怎么能安排他们参观我们新产品研究中心呢?”
小张:“对不起,我立刻重新安排线路。”
下午,小张提前到接待室,整理环境。方总一行人到公司门口,没有人员迎接便自己来到接待室。小张和李副总马上迎接,小张立刻同方总一行人分别握手,并用正确的手势引导客人进入接待室。
小张安排方总一行人坐在离门口较近的沙发上,让李副总坐在离门口较远的沙发上。
小张的手机突然响起,她向客人抱歉道:“对不起,我接个电话。”转身离开到外面接听电话。
要求:请找出该事件小张处置的不妥之处。
(1)着装不规范;(2)办公桌上文件堆积;(3)办公桌前电线交义拖曳;(4)让工作人员自己开介绍信;(5)介绍信、公章不应放在桌上,缺乏保密性;(6)没有及时通知对方改变规格;(7)安排对方参观新产品研究中心;(8)没有到大门口迎接客人;(9)抢先同客人握手;(10)安排主、客位置不正确。