一、单项选择题答题说明:每题后的备选答案中只有1个是正确的。
五、实务操作题1. 当客人进入办公室时,吴秘书正在办公桌前打印一份急件。他向客人点点头,并伸手示意客人先坐下。五分钟后,他起身端茶水给客人,用电话联系好客人要找的部门,在办公桌前起身向客人道别,并且目送其走出办公室。为此事,吴秘书受到了办公室主任的批评。
问题:请指出吴秘书在此次接待中有哪些不妥之处,他该怎么做?
(1)没有中断打印急件—应该中断打印并保证急件的安全(关闭页面等)。(2)没有立即接待客人—应该立即接待。(3)不应该在办公桌前送客人—应该离座送客至门口。
2. 某公司总经理告诉秘书小黄,今天上午要集中精力写一份重要的报告,不希望被任何事情所打扰。但不久,来了一位陌生人,说要向总经理推荐他们的一种新产品。小黄告诉他,今天总经理不在公司。谁知恰巧这时总经理打开房门,要小黄进总经理办公室给他找一份文件。此情形令小黄非常尴尬,只好解释今天总经理工作特别忙,不接待任何来访。客人非常不高兴地离开了。
问题:这件事小黄怎样处置会更妥当一些?并简要说明理由。
(1)当上司不能接见来访者时,秘书应该诚恳地说出恰当理由,以免来访者误会。(2)说话时要看着对方的眼睛,以体现诚恳,博取对方好感。(3)具体操作如下:由于总经理公务繁忙,应对来访者说:“真对不起,某某现在正忙,放不下手边的事。您看这样好不好,改日再与您联系,实在麻烦您,很抱歉。”当来访者离开时,因为让对方白跑一趟,所以秘书的态度应格外地友善,尤其是对初次来访的客人,要指点其回程的路线以及交通工具的时刻表,留意一下他是否有忘记带走的物品,尽量博取对方的好印象。如果来访者有物品要求托管,秘书应该双手接过物品,除非是太重的物品,否则都要拿到腰部以上的位置,以示尊重。
3. 你是A公司的秘书于果,下而是你的经理给你的任务。
便条 于果: 请你汇总一份资料,注明收集信息的渠道类型,并于本月15日之前交给我。 谢谢。 王苏真 2006年11月11日 |
(1)信息网络渠道;(2)行政组织渠道;(3)科研渠道;(4)社会团体渠道;(5)调查渠道;(6)媒体渠道;(7)联机信息检索渠道;(8)信息机构渠道;(9)关系渠道。
4. 你是宏远公司秘书于果,下面是行政经理王苏真需要你完成的任务。
便条 于果: 公司职工代表大会将在后天上午9:00开幕,明天上午我将与全体会议筹备人员去会场进行最后的检查。请你制作一个检查项目表,列出会前需检查的主要项目。 谢谢。 王苏真   2006年11月19日 |
(1)文件的材料准备情况。①会议文件的撰制一般包括两种情况:一是由秘书部门直接拟制,或由秘书部门牵头组织有关部门、有关人员共同拟订;二是由有关部门准备文稿,然后经主管领导或秘书长审核。②检查时应该特别注意文件上的会议名称、会议编号、份号等是否无误。
(2)会议布置情况检查。应检查的主要内容包括:①会议布置是否与会议议题相适应;②会标是否端庄醒目,主席台是否按预先规定摆放,相关领导签名是否安排妥当,旗帜、鲜花等烘托气氛的装饰物是否放置得体;③音响、照明、通讯、录音、录像、通风、安全保卫等没备、措施是否完善;④若是在室外举行的大型会议,还应检查场地划分情况,以及进场、退场路线的安排。
(3)会议保卫情况检查。秘书应注意检查相关保卫状况:①确保会场内所有设备的线路、运转以及操作规范的安全可靠;②确保会场内消防设备齐全有效;③确保会场的防盗装置灵敏高效且处于运行状态;④认真检查进出会场的人员的身份,确保避免与会议无关人员的进入。
(4)其他内容。一些特殊类型的会议安排:①颁奖大会,对奖品的准备和发奖顺序的安排;②有选举内容的代表大会,对票箱、投票、计票工作的安排;③现场会,对参与现场的人员、参观顺序、路线给予具体的安排。
5. 你是A公司的秘书于果,下面是你的经理给你的任务。
便条 于果: 下周一的例会上由你作专题发言,题目是“办公室环境的布置要求”,请你把发言内容在11月13日以备忘录的形式发给我审阅。 谢谢。 王苏真 2006年11月11日 |
备忘录
发自:秘书 于果
发给:经理 王苏真
日期:2006年11月13日
内容:
1.方便
办公室的布局应该从方便出发,这样才能提高工作效率。一个高效的办公室,不一定要有高档的设备,只要适当地放置一些工艺品或绿色植物,就可以改善办公室的单调风格,但注意不要流于粗俗,否则,将会影响整个组织的形象,因为,办公室是一个组织的门面和“窗口”。
2.舒适整洁
采光、色彩、湿度、噪音、环境布置等对办公室工作人员在不同程度上都会有影响,所以,对一个办公室来说,很重要的就是要做到舒适整洁。在办公室、办公桌、抽屉中都不要放置与办公无关的东西,办公用品的摆放要井然有序。窗户玻璃要擦抹干净,做到窗明几净。在这样的环境里工作,人们自然会感到心情舒畅,自然办公效率也高。
3.和谐统一
在干净的自然环境里,如果再有一个和谐的人际关系,就能激发办公室人员的团队精神,取得更佳的工作效果。
4.安全
保证组织的物品和信息安全是秘书人员的重要职责之一,也是优化办公室环境不可忽略的一个原则。
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